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E-Mail an SharePoint Gruppe senden

 

Ist vielleicht vielen von euch schon bekannt, hier trotzdem nochmals eine kurze Erläuterung wie das geht:

  1. SharePoint Gruppe öffnen (hier z.B. die Gruppe SP_Home_#ADMIN)

  2. Teilnehmer markieren
  3. Unter Aktionen auf "E-Mail an Benutzer" klicken

  4. Es wird ein Mail aufbereitet mit den gewählten Empfängern - Fertig

Voraussetzungen/Einschränkungen:

  • Person muss eine gültige Mailadresse auf dem Account hinterlegt haben
  • Geht nur auf SharePoint Gruppen
Einträge auf Pinnwand/Note Board nicht für alle Benutzer sichtbar

Ausgangslage

Das Pinnwand Webpart (EN: Note Board Webpart) haben wir auf der Homepage eines Dokumenten-Sets eingebunden. Dies dient dem Zweck dass pro Dokumenten-Set (in diesem Szenario ist ein Set ein Falldossier) Notizen abgelegt werden können. Diese Notizen bilden den Fallverlauf des Dossiers. Jeder berechtige Benutzer kann somit seine Notizen zum Fall notieren und diese allen anderen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Datum und Person werden automatisch geführt.

Problem

Berechtigte Benutzer können wohl die Einträge im Webpart erstellen (sofern Sie Mitwirken-Rechte) haben. Jedoch kann nicht sichergestellt werden dass jeder Benutzer die Einträge der anderen Benutzer sehen kann. In diesem konkreten Szenario konnten die Mitglieder der Mitwirken-Gruppe zwar gegenseitig Ihre Einträge sehen, die Einträge der Admin-Gruppe waren für Sie jedoch nicht sichtbar. Die Administratoren jedoch konnten alle anderen Einträge sehen. Benutzer mit Leserechten konnten gar nichts sehen.

Ursache

Nach langer Analyse des Problems durch den Microsoft Support stellte sich heraus dass der Navigation Security Trimmer der User Profile Service Application das Problem verursacht. Das Verhalten ist von Microsoft als Fehler klassifiziert worden, jedoch wurde der Request als "by design" eingestuft und wird somit definitiv nicht korrigiert. Eine kurze Beschreibung dazu ist unter http://support.microsoft.com/kb/982953 zu finden.

Lösung

Es stehen nun ein paar mehr oder weniger optimale Workarounds zur Verfügung:

  1. Disable Social Security Trimming:

    Mit dieser Variante wird das Social Security Trimming deaktiviert. Dies hat zur Folge dass das Trimming für Tags, Kommentare und Notizen abgeschaltet wird. Das Vorgehen zum Deaktivieren ist unter http://blogs.msdn.com/b/sanjaynarang/archive/2011/06/12/custom-note-board-web-part-socialcommentmanager-social-security-trimming-and-search.aspx beschrieben.

    Im Wesentlichen wird folgendes PowerShell Kommando auf dem Server ausgeführt:

    $upaProxyId = (Get-SPServiceApplicationProxy |? {$_.DisplayName -eq "<Name of your user profile SA proxy"}).Id

    Remove-SPPluggableSecurityTrimmer -UserProfileApplicationProxyId $upaProxyId -PlugInId 0

     

     

  2. URL Property im Note Board Webpart abfüllen:

    Gemäss Microsoft Support ist die wohl einfachste Methode wenn im Feld "URL für Notiz" die URL der Root Site eingetragen wird, also z.B. https://contoso.com. Alle Einträge werden dann mit derselben URL gespeichert, egal wo diese entstanden sind. Somit werden diese vom Security Trimmer nicht "ausgeblendet". Wird dieses Feld erst während des Produktivbetriebs abgefüllt, so sind alle zuvor erstellten Einträge nicht mehr sichtbar.

Fazit

Falls das Webpart eingesetzt werden soll muss unbedingt VOR PRODUKTIVSTART einer der obigen Workarounds umgesetzt werden. Ansonsten kann die Sichtbarkeit aller Einträge für die entsprechenden Benutzer nicht sichergestellt werden.

Automatisch ein Bild anhand von Metadaten zuweisen

Das folgende Beispiel zeigt eine normale SharePoint News Bibliothek (Ankündigungen). Hierbei stellte sich die Herausforderung dass pro Standort die entsprechende Landesfahne angezeigt werden soll (anstelle des Texts). Dabei sollte die korrekte Fahne angezeigt werden ohne dass der Benutzer das Bild noch zuweisen oder raufladen muss.

Dazu wurde nun mit Hilfe von Java Script und ein paar Zeilen Code eine einfache, aber schöne Lösung umgesetzt. Diese kann wie folgt implementiert werden:

Installation und Konfiguration:

  1. Eine Bibliothek für die Bilder erstellen (vorzugweise Bildbibliothek) und Bilder in korrekter Grösse in eine Bibliothek laden
  2. Upload der Dateien "Indicators.html" und "query.min.js" in eine beliebige Bibliothek. Dies kann eine separate Bibliothek oder die unter Punkt 1 erstellte Bibliothek sein. Die beiden Dateien sind zu finden unter http://www.ioz.ch/sp2010/Documents/setpicture.zip
  3. Die Datei "Indicators.html" anpassen
    1. Mit einem Editor bearbeiten (z.B. Notepad)
    2. Anpassungen der gelb markierten Bereiche vornehmen. Standort A z.B. entspricht einem Spaltenwert einer Metadatenspalte der Bibliothek. Dieser Wert wird mit dem entsprechenden Bild ersetzt.

  4. Einbindung "Indicators.html" in ein Content Editor Webpart. Dazu muss der Pfad zur Datei "indicators.html" direkt in den Eigenschaften des Content Editor Webparts eintragen werden

    1. Webpart unterhalb der News platzieren
    2. Auf "Ausgeblendet" stellen
  5. Fertig

Hinweise:

  • Diese Lösung ist auf beliebige SharePoint Listen anwendbar
  • Es ist keine Installation einer Solution nötig
  • Es sind keine speziellen Spaltentypen nötig

 

HTTP Error 503. The service is unavailable

Problem

Beim Versuch eine SharePoint Site oder die Central Administration von SharePoint 2010 zu öffnen erscheint folgende Meldung:

SharePoint HTTP Error 503

Service unavailable

HTTP Error 503. The service is unavailable.

Lösung

Prüfen Sie in Ihrer Group Policy unter Security Settings, ob die SharePoint Service Accounts in den folgenden beiden Richtlinien enthalten sind:

  • Impersonate a client after authentication
  • Log on as a batch job
    SharePoint HTTP Error 503

Ist dies nicht der Fall, dann fügen Sie diese hinzu, führen Sie ein Group Policy Update (gpupdate /force) und einen iisreset auf allen SharePoint Servern durch. Nun sollten die SharePoint Sites und die Central Administration wieder korrekt angezeigt werden. Ist dies nicht der Fall, dann prüfen Sie, ob die angepasste Group Policy auf den Servern angewendet wurde und die Berechtigungen korrekt gesetzt sind.

Weitere Informationen zu "Kontoberechtigungen und Sicherheitseinstellungen (SharePoint Server 2010)" finden Sie unter folgendem Link:

http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc678863.aspx

CSS korrekt in SharePoint einbinden

 

In einem Kunden Projekt hatten wir das Phänomen das unser angepasstes Design auf der Home Seite der Sitecollection einfach nicht griff. Erstaunlicherweise hat es aber bei allen Subwebs funktioniert.

Ursache war, das vor der Installation der neuen Masterpage bereits das Theming auf der Startseite genutzt wurde. Das Theming überschrieb nun einen Teil unseres CSSs.

 

Korrekt wird das CSS wie folgte eingebunden:

 

<SharePoint:CssRegistration Name="<% $SPUrl:~SiteCollection/Style Library/Themable/Kunde/styles.css %>" EnableCssTheming="false" runat="server" After="true"></SharePoint:CssRegistration>

 

Ebenfalls stellten wir noch fest, dass die Variabel $SPUrl:~SiteCollection bei SharePoint Foundation nicht verwendet werden kann.

Mehr Infos: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/microsoft.sharepoint.webcontrols.cssregistration.name.aspx#

 

SharePoint User Profile Service: Falscher Domain Name im AccountName

In den User Profiles wird der falsche Domain Name im AccountName angezeigt. Der Grund dafür liegt im Forestname von der Domain.

Beispiel

Ihr Domain Name ist "COMPANYNAME" und Sie melden sich mit "COMPANYNAME\username" an Ihrer Domain an. Sollte nun Ihr Forestname XYZ.COMPANYNAME.COM sein, dann wir im User Profile der AccountName mit XYZ\username angezeigt.

Lösung

Dem User Profile Service muss nun mitgeteilt werden, dass er den NETBIOS Name verwenden soll. Dies wird wie folgt gemacht.

  1. Die AD-Verbindung muss im User Profile Service zuerst gelöscht werden.
  2. Anschliessen muss folgendes Script über die SharePoint Management Shell ausgeführt werden:
    1. Get-SPServiceApplication
      <Liste der Service Applications und der GUIDs>
    2. $UPA = Get-SPServiceApplication –Id <GUID von der User Profile Service Application>
    3. $UPA.NetBIOSDomainNamesEnabled=1
    4. $UPA.Update()
  3. Erstellen Sie nun die neue AD-Verbindung im User Profiel Service.
  4. Nach einem Full Sync wird der Domain Name im AccountName richtig angezeigt.

Quellen

SharePoint verlangt immer wieder Login

Problem

Wenn Sie auf einem Windows Vista, 7 oder 2008 und 2008 R2 Server eine SharePoint Bibliothek in der Explorer Ansicht öffnen wollen, erscheint immer das Login Fenster und fragt nach einer erneuten Authentifizierung, obwohl Sie bereits mit einem berechtigten Benutzer angemeldet sind. Das Login Fenster kann auch beim Öffnen von Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio) aus SharePoint erscheinen.

SharePoint verlangt immer wieder Login

SharePoint verlangt immer wieder Login

Voraussetzung für die Explorer Ansicht auf einem 2008 oder 2008 R2 Server ist auch die Desktop Experience, welche als Feature eingeschaltet werden muss. Ohne diese Einstellung werden gar keine Credentials abgefragt. Es geht zwar in diesem Blogpost nicht direkt darum, doch damit keine Missverständnisse entstehen auch noch kurz die Anleitung dazu:

  1. Server Manager öffnen
  2. Auf der linken Seite Features anklicken
  3. Rechts auf Add Feature klicken
    SharePoint verlangt immer wieder Login
  4. Feature "Desktop Experience" hinzufügen
    SharePoint verlangt immer wieder Login

Ursache

Seit Vista bzw. Windows Server 2008 werden bei WebDav die Authentifizierungsinformationen (Credentials) nur an Hostnamen übermittelt, welche keine Punkte im Hostnamen haben. Man geht davon aus, dass innerhalb eines Netzwerkes nicht mit fully qualified domain Namen gearbeitet wird, was nicht immer der Fall ist. Wenn Sie also mit http://mywebsite arbeiten, dann erscheint das Problem nicht. Wenn Sie hingegen mit http://mywebsite.mydomain.ch arbeiten, dann erscheint das Problem.

Lösung

Es gibt nun für dieses Szenario zwei Lösungen:

A: Fügen Sie eine Registry Anpassung durch

In diesem Szenario bestimmen Sie, an welche fully qualified Domain Names WebDav die Credentials mitgeben soll. Achtung: Diese Lösung schliesst Änderungen in der Registry ein, bitte lassen Sie sich ggf. von einem Fachmann beraten, die Anpassungen machen Sie auf eigene Verantwortung. Die Anpassung muss auf jeder Maschine vorgenommen werden, auf welcher Sie über FQDN WebDav machen wollen.

  1. Klicken Sie auf Start und geben Sie "regedit" ein
  2. Navigieren Sie zum Knoten HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld mit den Einträgen und klicken Sie auf Neu und dann auf Multi Value
    SharePoint verlangt immer wieder Login
  4. Geben Sie den Wert "AuthForwardServerList" ein und drücken Sie auf Enter
  5. öffnen Sie den Schlüssel mit einem Doppelklick und geben Sie in das Feld alle fully qualified Domain Names ein, auf welche Sie WebDav automatisch öffnen lassen wollen und klicken Sie auf OK
    SharePoint verlangt immer wieder Login
  6. Restarten Sie den Server bzw. den Client auf welchem Sie den Eintrag vorgenommen haben

B: Benutzen Sie firmenintern nur einfache Hosteinträge

In diesem Szenario verwenden Sie für interne Aufgaben lediglich die Hostadresse, also http://mywebsite Wollen Sie zu einer fully qualified Adresse eine Hostadresse hinzufügen, so können Sie einen alternativen Zugriffspfad definieren. Tun Sie dies wie folgt:

  1. Öffnen Sie die Zentraladministration
  2. Navigieren Sie zu "Manage web applications"
    SharePoint verlangt immer wieder Login
  3. Wählen Sie die Webapplikation aus, welche Sie gerne anpassen würden und klicken Sie "Extend"
    SharePoint verlangt immer wieder Login
  4. Geben Sie die Angaben ein, welche für Ihre Webapplikation zutreffen, stellen Sie sicher, dass Sie im Feld "Hostheader" nur "mywebsite" eingeben, ohne http://, das wird später automatisch hinzugefügt. Wählen Sie Port 80 aus, wählen Sie die Authentifizierung (NTLM / Kerberos) und klicken Sie auf OK

Quelle: http://sharepointszu.com/2011/04/13/aus-dem-alltag-die-explorer-ansicht-verlangt-ein-login/

Ausserplanmässiger Security Update von Microsoft

Wichtig!

Microsoft hat einen ausserplanmässigen Sicherheitsupdate für das .net Frawork veröffentlicht. Die Lücke tritt zusammen mit dem Betrieb eines Webservers auf allen Betriebssystemen auf. Dadurch sind sämtliche SharePoint-Installationen betroffen. Microsoft emphielt dieses Sicherheitsupdate so schnell wie möglich durchzuführen: http://www.microsoft.com/germany/technet/sicherheit/bulletins/ms10-070.mspx.

Auf unseren Servern haben wir das Sicherheitsupdate bereits durchgeführt. Die Installation erfordert einen Restart des Servers und muss auf allen Servern installiert werden, welche .Net Framework verwenden. Wenn möglich soll vor der Installation der Patch in einer Testumgebung getestet werden.

Word-Crash beim Abfüllen von Metadaten unter SharePoint 2010

Es wurde festgestellt dass bei einigen Kunden ständig das Word 2010 abgestürzt wenn versucht wurde via SharePoint 2010 ein neues Dokument in einer Bibliothek anzulegen und mit Metadaten zu versehen.

Die Ursache des Problems liegt am Standard-Speicherformat, das in Word gesetzt ist. Ist dies auf "Word 97-2003-Dokument (*.doc)" gesetzt tritt folgender Fehler auf sobald man das erste Metadatenfeld verlässt das abgefüllt wurde.

Wird das Format in den Word-Optionen auf "Word-Dokument (*.docx)" umgestellt tritt der Fehler nicht mehr auf.

I don’t like „I like it“

In SharePoint Server 2010 gibt es neu die Funktionalität das Benutzer beliebige Objekte mit eigenen Tags (Kategorien) versehen können.

Ich wurde schon von verschiedenen Kunden darauf angesprochen, dass diese Feature zu Beginn der SharePoint Einführung nicht aktiviert werden soll.

Dies lässt sich in der Zentraladministration/Manage Farm Features ein und ausschalten: Social Tags und Note Board Ribbon Controls

 

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