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Office 365 Groups

Groups ist ein zentrales Fundament im Office 365 und beinhaltet verschiedene Office 365 Applikationen wie Outlook, SharePoint Online, OneNote, Skype for Business, Dynamics 365, Power BI, Planner, Yammer, Teams sowie unterschiedliche Konnektoren.

Groups

Mittels Groups lassen sich Teilnehmer einladen und innerhalb eines gemeinsamen Raums zusammenarbeiten. Groups liefert dazu eine Sammlung an Ressourcen, die dies ermöglichen. Unter anderem ist dies eine Dokumentenbibliothek, ein OneNote-Notizbuch, eine Gruppenmailadresse inkl. Mailbox, ein Outlook-Kalender, ein Planner sowie eine SharePoint-Teamsite. Groups stellt ein einfaches Berechtigungssystem zur Verwaltung der eingeladenen Benutzer zur Verfügung. Mitunter ist der Zweck von Groups, bestehende Verteilerlisten und freigegeben Postfächer abzulösen. 
 
Jede erstellte Group erscheint im Office 365 Admin-Portal unter Gruppen, mit dem Filter «Office 365 Gruppen» kann nach den Groups gefiltert werden. Zum heutigen Zeitpunkt ist es nicht möglich zu unterscheiden, welchen Zweck eine Group erfüllt und aus welcher Applikation z.B. Outlook, Teams oder Yammer, heraus sie erstellt wurde. Einige Einstellungen lassen sich nur über PowerShell setzen, zudem stehen immer wieder neue Befehle zur Verfügung. Für Groups können Ablaufdaten definiert werden, damit nicht mehr genutzte Groups auch wieder gelöscht werden können. 

Funktionen von Groups

Eine Group ist jeweils an Outlook gekoppelt. Daher auch der häufig verwendete Name «Outlook Groups». Durch das Erstellen einer Group in Outlook stehen folgende Komponenten zur Verfügung:

  • Konversationen: Bei den Konversationen werden alle E-Mails in der Gruppe nach dem Betreff gegliedert. Wenn Gruppenmitglieder auf die jeweilige E-Mail antworten, wird der Mail-Verlauf im Posteingang gesammelt. Dies dient Gruppenmitglieder als History und ist insbesondere für diejenigen wichtig, welche später der Gruppe beitreten. So sind immer alle auf dem aktuellsten Stand. 
  • Kalender: Werden Termine im Gruppenkalender erstellt, so erscheinen diese bei allen Gruppenmitgliedern in ihrem persönlichen Outlook-Kalender. Wiederkehrende Sitzungen - z.B. wöchentliche Teamsitzungen - können so einfach und unkompliziert geplant werden. 
  • Dateien: Dokumente können unter Dateien abgelegt werden. Die Ablage verhält sich gleich wie eine moderne SharePoint Dokumentenbibliothek. Alle Gruppenmitglieder haben standardmässig Editierrechte auf diese Bibliothek.  
  • Notizbuch: Das Gruppen-Notizbuch dient zum Sammeln von Informationen und ist für alle Mitglieder zugänglich.
  • Planner: Mit dieser Anwendung können Aufgaben verwaltet werden. Besonders geeignet sind Projektaufgaben, da die Aufgaben in verschiedene Buckets verschoben werden können. In diesen Buckets können beispielsweise verschiedene Projekt-Phasen abgebildet werden. Über das Dashboard haben dann die Anwender eine Übersicht aller zugewiesenen Aufgaben.
  • Site: Jede Gruppe erhält eine moderne SharePoint Team-Seite. Diese Seite verhält sich genau gleich wie eine moderne SharePoint-Seite und bietet die neuen WebParts an.   
  • Konnektoren: Microsoft bietet eine grosse Anzahl an Konnektoren zu verschiedenen Diensten an. Hier können z.B. RSS Feeds abonniert werden, Tweets angezeigt werden etc. 

 

Einsatzszenarien

Bei folgenden Anforderungen eignet sich Office 365 Groups: 

  • Arbeiten in einfachen Projekträumen und Arbeitsgruppen 
  • keine Anforderungen an Individualisierung / Gestaltung der Räume 
  • keine Notwendigkeit einer zentralen Projektliste 
  • individuelle rasche Erstellung von Räumen