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Wie viel Automatisierung ist sinnvoll?

Informationsmanagement statt Informationschaos

Stetig steigernde Anforderungen an Unternehmen fordern neue, innovative Lösungen. Einerseits geht vom Markt immer stärkerer Druck auf einzelne Firmen aus. Kunden werden immer anspruchsvoller, Produkte immer kurzlebiger. Andererseits sind Unternehmen mit immer stärkerem Wettbewerbsdruck konfrontiert. Eine besondere Herausforderung ist die steigende Preissensibilität der Kunden und gleichzeitig die anspruchsvollen Qualitätsanforderungen. Marco Lötscher, Leiter des Teams Prozessmanagement bei IOZ, fasst dieses Spannungsfeld wie folgt zusammen: «Unternehmen müssen die Produktionszeiten verkürzen, die Qualität der Produkte sicherstellen und sogar noch steigern, die Flexibilität am Markt bewahren und das alles zu möglichst geringen Kosten. Mit unserem Know-how über Business Process Management helfen wir unseren Kunden, diese Herausforderung zu meistern.»

Neben schlanken Prozessen werden auch Informationen immer wichtiger. Wer Informationen besitzt und diese zusätzlich noch strukturiert abrufen und verwenden kann, ist im Vorteil. «Auch für ein standardisiertes Informationsmanagement können wir mit unseren Services Lösungen anbieten. Bei der heutigen Informationsflut und dem damit verbundenen Informationschaos wird das Management von Informationen immer wichtiger. Es gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Informationsfülle in den Griff zu bekommen», ergänzt Marco Lötscher.

 

Der Auftrag

Arbeitsabläufe automatisieren und standardisieren und Informationen sortieren und managen, das sind die Tätigkeitsschwerpunkte von Marco Lötscher und seinem Team. Dabei bieten die Fachspezialisten nicht nur die technologische Lösung, also den automatisierten Workflow und Lösungen für das Informationsmanagement, an. Entsprechend der identitätsstiftenden Beratungsphilosophie der IOZ bieten sie eine ganzheitliche Dienstleistung. Von der strategischen Beratung über die technische Lösung bis zum nachgelagerten und anhaltenden Support. Dieser geschieht im Betrieb in Form von technischer Unterstützung und Schulungen von Anwendern vor Ort. «Das Wichtigste ist, dass unsere Kunden die von uns implementierte Lösung auch selbständig anwenden können. Nur so haben sie einen echten Mehrwert», sagt Teamleiter Marco Lötscher. In der Regel beginnt die Beratung mit einem genauen Blick auf eine Unternehmung, auf Prozesse, Informationsarchitektur und Strukturen. Die vertiefte Bestandsaufnahme erfolgt in Form einer Situations- beziehungsweise Problemanalyse. «Wir schauen uns alles sehr genau an und erstellen gemeinsam mit dem Kunden eine Zielvorgabe. So entsteht ein Bild mit Ist- und Soll-Zustand. Die Lücke zeigt uns dann auf, wo wir den Hebel ansetzen müssen.» Die Analysen und das Vorprojekt sind sehr fundiert und auf einem hohen strategischen Niveau. Dazu Marco Lötscher: «Am Ende geht es darum, eine Schwachstelle zu lokalisieren, das Problem zu finden. So erkennen wir Verbesserungspotenzial und können dem Kunden sagen, wie ein Problem gelöst werden kann.» Anschliessend geht es an die Massnahmenplanung. Dank ganz konkreten Handlungsanweisungen merkt der Kunde schnell, wo er ansetzen muss, um seine Situation zu verbessern, seine Geschäftsprozesse effizienter zu machen.

 

Die Leistung

Nach der strategisch geprägten Beratung, inklusive Beantwortung der Frage nach dem Was, macht sich das Team um Marco Lötscher an die Lösung des lokalisierten Problems. Es stellt sich nun die operative Frage nach dem Wie. «Im Mittelpunkt steht immer der effektive Nutzen einer Lösung. Das beste System nützt nichts, wenn es dem Kunden keinen handfesten Vorteil bringt», präzisiert Marco Lötscher. Bei IOZ ist eine breite Produktpalette von Microsoft im Einsatz. Verschiedene Produkte kommen, je nach Problemstellung, zur Anwendung. Die nötige Erfahrung hilft den Prozessmanagementspezialisten dabei, für jedes Problem, unterstützt durch das geeignete Produkt, die beste Lösung zu finden. Am häufigsten kommen die Produkte Dynamics 365 und SharePoint zum Einsatz. Dynamics 365 richtet den Fokus auf Prozesse mit Kundenbeteiligung. Im Mittelpunkt steht hier das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Das vielseitige Produkt bietet sowohl Möglichkeiten für Standardlösungen, wie auch ergänzende Module für eine individuelle Ausgestaltung. Ein ebenfalls intensiv genutztes Produkt ist SharePoint. SharePoint erlaubt es, verschiedene Geschäftsprozesse zu automatisieren. So zum Beispiel das Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement und so weiter. Bestehende Geschäftsprozesse (Genehmigungsprozesse, Reviewprozesse, Personalmutationen, Provisionierungsprozesse etc.) können standardisiert und somit wesentlich vereinfacht werden. «Der grosse Mehrwert, den wir als Team bieten, liegt in der Gesamtheit der Dienstleistungen. Unsere Fachleute verfügen sowohl über strategisches wie auch technisches Know-how.» Das heisst in den Worten von Marco Lötscher weiter: «Wir finden nicht nur das Problem, sondern wissen auch, wie man es technisch lösen kann. Und schliesslich zeigen wir dem Kunden auch noch, wie er die Lösung anwenden muss, um einen wirklichen Nutzen zu haben.» Dies beantwortet auch die Frage, wie viel Automatisierung im konkreten Fall notwendig und sinnvoll ist. Nämlich so viel, wie es braucht, um Prozesse so zu gestalten, dass die gesamte Wertschöpfungskette schneller und kostengünstiger funktioniert.

 

Der Mehrwert

IOZ ist Nintex Premier Partner. Nintex ist der weltweit führende Anbieter von SharePoint-Plattformen mit einem internationalen Partnernetzwerk. Die Produkte von Nintex erweitern die Microsoft SharePoint-Plattform mit nützlichen Modulen. So zum Beispiel mit einem Drag&Drop-Workflow-Designer, einem webbasierten Generator für elektronische Formulare und vielen zusätzlichen Funktionen und Konnektoren für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. IOZ ist mit der Nintex-Palette vertraut und verfolgt die Entwicklung stets aufmerksam. «So können wir unseren Kunden immer das Neueste bieten und die entwickelte Lösung optimal auf ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen», sagt Marco Lötscher zum Hauptvorteil einer solchen Partnerschaft. Das IOZ Nintex Competence Center nützt das vorhandene Know-how und die jahrelange Erfahrung mit Nintex und SharePoint für Beratung, Installation und Konfiguration wie auch bei Schulungen und Trainings. Während einer vertieften Analyse einer Situation beim Kunden können die Experten von IOZ unter Umständen auf ein Problem stossen, das ein anderes Team von IOZ lösen kann. «Dann beginnen die Synergien zu spielen. Der intensive Austausch unter den Teams ermöglicht es uns, unsere Kunden ganzheitlich zu betreuen. Mit vier erfahrenen Teams haben wir die Ressourcen, ein mögliches IT-Problem rechtzeitig zu erkennen und nahezu jede Lösung zu liefern.» So beschreibt Marco Lötscher die intensive Zusammenarbeit mit anderen Teams und den daraus entstehenden Kundenmehrwert. Die Teams Collaboration, IT-Services und Managementsysteme sind mit ihren Spezialgebieten schnell kompetent zur Stelle.

 

Die Spezialisten

Die Prozessmanagement-Spezialisten von IOZ sind mit vielfältigen Kompetenzen ausgestattet. Sie sind in der Lage, Kunden einerseits strategisch zu beraten und andererseits die Lösung technisch zu entwickeln und zu installieren. Dazu Marco Lötscher: «In unserem Team sind technische und fachliche Kompetenzen sehr ausgewogen. Der Kunde profitiert vom bestmöglichen Service und erhält alles aus einer Hand.» Das hängt vor allem damit zusammen, dass Tools zum Einsatz kommen, die keine oder nur minimale individuelle Programmiercodes erfordern. Das gibt unseren Spezialisten die Möglichkeit, direkt mit dem Endkunden unmittelbar Lösungen zu realisieren. Auch bezüglich Produktknowhow deckt IOZ ein breites Spektrum ab. Im Team von Marco Lötscher arbeiten Spezialisten für Dynamics 365 und SharePoint intensiv zusammen. Das erlaubt nicht nur eine differenzierte Sicht auf die Unternehmung, sondern auch den Einsatz des jeweils geeigneten Produkts. Und noch ein weiterer Mehrwert ist für Marco Lötscher entscheidend: «Die Produktpalette von Microsoft entwickelt sich schnell und sehr dynamisch. Dank unserer Erfahrung wissen wir immer, wo die einzelnen Produkte stehen und können so unseren Kunden immer den aktuellsten Service bieten.»

 

Das Team Prozessmanagement

Fünf Personen arbeiten bei IOZ im Fachbereich Prozess- und Informationsmanagement. Vier Männer und eine Frau im Alter zwischen 25 und 40 Jahren setzen täglich alles daran, um die Geschäftsprozesse der Kunden nicht nur schneller und effizienter, sondern vor allem besser und stärker zu machen. Der damit verbundene Pragmatismus zeichnet das Team von Marco Lötscher aus. Der Teamleiter ergänzt: «Neben unserem Pragmatismus gehören die strukturierte Arbeitsweise in den Projekten und die Kreativität in der Lösungssuche zu unseren Stärken. Wir sind ein kreativer Haufen, der einen gewissen Start-up-Groove versprüht.» Ein junges Team also, das nicht nur im Auftrag der Kunden nach schlanken, flexiblen und effizienten Prozessen sucht, sondern auch mit jeder Menge Spass und Leidenschaft bei der Sache ist.

«IOZ reagiert auf unsere Anfragen immer sehr pragmatisch und flexibel. Eine offene und einfache Zusammenarbeit ohne Abstriche in Sachen Kompetenz. Einfach genial. Die Einführung von SharePoint als zentrale Informationsplattform war ein strategischer Entscheid. Bei IOZ war von Anfang an das strategische Verständnis da. Die Standardisierung des Informationsmanagements hat zur Folge, dass es immer weniger redundante Datenquellen gibt. Für uns ist das von unschätzbarem Wert.»

Kaspar Stiep, Head of IT & Services, HOCHDORF Swiss Nutrition Ltd.

  • Marco Loetscher
    Marco Lötscher, Leiter Prozessmanagement
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