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Module Managementsysteme


Das «IOZ IMS Portal», das «IOZ QM Portal» oder andere bestehende SharePoint-Umgebungen (SharePoint Online oder On-Premises) können je nach Anforderungen durch die bereitgestellten Module der IOZ erweitert werden. Die verschiedenen Module werden nahtlos in Ihr Portal integriert.

Modul KVP

Stillstand ist in der heutigen Geschäftswelt mit dem raschen Wandel oft ein Rückschritt. Jedes Unternehmen muss sich also täglich überlegen, wie es sich verbessern kann. Sei dies, um den Vorsprung auf die Konkurrenz auszubauen, den Abstand gleich zu halten oder den Anschluss an die Konkurrenz zu finden.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) unterstützt Unternehmen dabei, sich langfristig stetig weiterzuentwickeln und nicht stehenzubleiben. Mitarbeitende aller Stufen können kleine oder grössere Verbesserungsvorschläge einreichen. Die Vorschläge durchlaufen einen strukturierten Prozess und bringen schlussendlich das Unternehmen voran.

Im Rahmen verschiedener ISO-Normen wird ebenfalls vorausgesetzt, dass sich Unternehmen mit der stetigen Verbesserung auseinandersetzen. Mit dem Modul KVP erfüllen Sie somit diese Anforderung und bringen Ihr Unternehmen weiter.

 

Modul Auditwesen

Bei Audits wird genau geprüft, was im Unternehmen wie und mit welchem Ergebnis gemacht wird. Diese Audits dienen dazu, die Prozesse und die erbrachte Leistung zu verbessern. Um diese Audits effizient zu gestalten, müssen sie sorgfältig geplant, durchgeführt und nachbearbeitet werden. Hilfsmittel dabei sind beispielsweise Auditprozesse sowie Auditchecklisten.

Das Modul Auditwesen unterstützt Sie dabei, das Maximum aus Ihren Audits herauszuholen. Audits sollen einen Mehrwert bieten, Optimierungspotenzial aufzeigen und nicht zur Pflichtübung verkommen.

 

Modul Rollen / AKV

Um Unternehmensziele zu erreichen, benötigen Betriebe personelle Ressourcen - die einen mehr, die anderen weniger. In allen Unternehmensprozessen kommen unterschiedliche Rollen zum Einsatz. Diese Rollen sind wiederkehrende Aufgabenbereiche, welche durch die Mitarbeitenden wahrgenommen werden. So kann beispielsweise der «Teamleiter Entwicklung» im Rahmen seiner Tätigkeiten in die Rollen des Softwareentwicklers, des internen Schulungsverantwortlichen und des Auditors schlüpfen.

Damit diese Rollen auch erfüllt werden können, müssen die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung im Gleichgewicht sein. Das Ziel muss sein, dass Rolleninhaber für jede Aufgabe auch entsprechende Handlungs- und Entscheidungsfähigkeiten besitzen.

Das Modul Rollen / AKV unterstützt Sie dabei, Rollenklarheit zu erlangen, Lücken bei benötigten Kompetenzen und Verantwortungen zu identifizieren und diese über gezielte Massnahmen zu schliessen.

 

Modul Dokumentenmanagement-System (DMS) - siehe auch «IOZ QM Portal»

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützt ein Unternehmen bei der elektronischen und systematischen Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Mit modernsten Technologien wird der Lebenszyklus der Dokumente, von der Entstehung bis zur Archivierung, sichergestellt.

Vielseitige Funktionen unterstützen die effiziente Arbeitsweise und den strukturierten Umgang mit Dokumenten und Daten.

Das Modul DMS basiert auf einer strukturierten Datenablage, welche neben der Indexierung (Metadaten) auch weitere Zusatzfunktionen wie Versionierung, Userberechtigungen, Volltextsuche, Protokollierung, Freigabeworkflows sowie die lückenlose Integration in die Office-Welt beinhaltet.

 

Modul Notfallorganisation

Bei einem Notfall im Betrieb kann durch rasches und richtiges Handeln das Schadenausmass minimiert werden. Dies ist aber nur möglich, wenn die wesentlichen Abläufe im Vorfeld definiert, regelmässig instruiert und situationsgerecht beübt werden. Jedes betriebliche Sicherheitssystem sollte deshalb eine entsprechende Notfallorganisation enthalten.

Jeder Arbeitgeber muss für eine geeignete Notfallorganisation sorgen. Aber nicht jedes Unternehmen muss gleich viel tun. Die Grösse und Lage des Betriebs, die vorhandenen Gefährdungen, die Art der Arbeitsplätze, die Ausbildung der Mitarbeitenden, die einsetzbaren Kommunikationsmittel und die benötigten Ausrüstungen sowie Kennzeichnungen sind Faktoren, die den Umfang und den Detaillierungsgrad einer Notfallorganisation bestimmen.

Mit dem Modul Notfallorganisation werden wichtige Vorkehrungen getroffen, um im Ernstfall richtig zu handeln. In enger Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsverantwortlichen werden verschiedene Szenarien erarbeitet und entsprechende Hilfsmittel zur Verfügung gestellt.

 

Modul Risikomanagement

Marktrisiken, finanzielle Risiken, Reputations- oder Markenschäden, Cyberkriminalität oder politische Risiken sind nur einige Risiken, die private und öffentliche Organisationen aller Art und Größe mit zunehmender Häufigkeit beschäftigen. Für die Organisation ist es von grosser Wichtigkeit, Risikomanagement-Methoden zu nutzen, um die effektiven Risiken zu identifizieren und wenn möglich zu eliminieren oder abzuschwächen.

Das übergeordnete Ziel ist die Entwicklung einer Risikomanagementkultur, in der Mitarbeitende und Stakeholder sich der Wichtigkeit des Risikomanagements bewusst sind. Dies hilft der Organisation, sowohl die positiven Chancen als auch die negativen Konsequenzen zu sehen, die mit Risiken verbunden sind. Dies ermöglicht eine fundiertere und damit effektivere Entscheidungsfindung im Umgang mit Risiken.

Im Modul Risikomanagement werden mit geeigneten Gefährdungslisten die Risiken identifiziert und aufgrund des Schadenausmasses und der Eintretenswahrscheinlichkeit in einer zentralen Risikomatrix abgebildet und priorisiert. In der Folge werden Lösungsansätze zur Eliminierung oder Minimierung der Risiken erarbeitet und umgesetzt.

 

Modul Lieferentenbewertungen

Die Lieferantenbewertung trägt als wesentlicher Bestandteil des Lieferantenmanagements zur Steuerung der Lieferantenbeziehungen, der Entwicklung und Pflege der Lieferanten und zur verbesserten Qualitäts- und Logistikperformance bei.

Das Modul Lieferantenbewertung stellt sicher, dass alle Lieferanteninformationen und deren Bewertungsergebnisse zentral an einer Stelle gesammelt, konsolidiert und zum Abruf bereitgestellt werden.

 

Modul Personaldossiers

Anstelle der klassischen Papierablage gewinnt die elektronische Ablage der Personaldossiers immer mehr an Bedeutung. Dies beginnt bereits beim Rekrutierungsprozess, da die meisten Bewerbungen heute in elektronischer Form zugestellt werden.

Das Modul Personaldossiers ermöglicht es den HR Verantwortlichen, sämtliche Personaldokumente wie Bewerbungsunterlagen, Verträge und Vertragsanhänge, Vereinbarungen, Korrespondenz, Versicherungsunterlagen und Zwischenzeugnisse elektronisch in einem sauber strukturierten Personaldossier abzulegen. Ausgewählte Workflows unterstützen wiederkehrende Arbeiten wie Spesenabrechnungen, Schulungsnachweise oder die Rekrutierung.

 

Modul Legal Compliance

Legal Compliance steht für Rechtskonformität, also Befolgung der einschlägigen Rechtsvorschriften. Abhängig von der Branche oder den Produkten kommen unterschiedliche Gesetze, Normen und Richtlinien zur Anwendung. Jedes Unternehmen ist in der Pflicht, diese Vorgaben einzuhalten.

Allfällige Rechtverstösse können unangenehme Folgen wie Ermittlungsverfahren, Schadensersatzforderungen oder Reputationsschäden verursachen.

Mit dem Modul Legal Compliance behalten Sie jederzeit den Überblick über alle rechtlichen Anforderungen und den aktuellen Status Ihrer Legal Compliance. 

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