Wie Microsoft 365 als integrierte Qualitätsmanagement-Lösung genutzt werden kann

Um ein integriertes Managementsystem aufzubauen, sind heute nicht mehr zwingend eigene Softwarelösungen für das Qualitätsmanagement erforderlich. Die Microsoft 365 Suite, welche von zahlreichen Unternehmen bereits eingesetzt wird, bietet umfassende Funktionen für die digitale Abbildung eines integrierten Managementsystems (IMS). Anforderungen wie Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Umweltmanagement und vieles mehr lassen sich mit den vielseitigen Modulen aus Microsoft 365 umsetzen.

Ein IMS basierend auf Microsoft 365 erfüllt alle Anforderungen, um die gängigen ISO-Zertifizierungen (bspw. ISO 9001:2015) zu erlangen. Dabei können alle relevanten Normforderungen, in Anlehnung an die High Level Structure (HLS), abgebildet werden. Die High Level Structure (HLS) ist eine durch die ISO in den „ISO/IEC Directives“ im Jahre 2012 durch den Annex SL veröffentlichte Grundstruktur für Managementsystemnormen. Diese Standardisierung soll dafür sorgen, dass die Anwendung der einzelnen Normen durch ihre gleiche Struktur erleichtert wird.

Integration der Norm-Anforderungen in den täglichen Abläufen

Durch die fortschreitende Digitalisierung bieten sich vermehrt Möglichkeiten, die vielseitigen Normanforderungen gezielt in die Arbeitsprozesse zu integrieren. Während in der Vergangenheit die klassischen Qualitätsmanagementsysteme oft als Insellösungen in den Unternehmen implementiert wurden, sind heute vernetzte Systeme gefragt, welche sich nahtlos in die Arbeitsprozesse integrieren. Um das Potential vorhandener Synergien in einer Organisation effizient und effektiv auszuschöpfen, werden die als Insellösungen bezeichneten Spezialsysteme zunehmend durch integrierte Managementsystem (IMS) abgelöst.

Die Tools aus Microsoft 365 können sehr vielseitig in den Arbeitsalltag integriert werden. Dies ist eine wichtige Grundvoraussetzung, damit Managementsysteme auch effektiv gelebt werden und nicht ungenutzt verstauben.

Mit den nachfolgenden Beispielen wollen wir exemplarisch aufzeigen, wie spezifische Normforderungen mit den verschiedenen Cloud-Applikationen von Microsoft umgesetzt werden können.

Intranetportal mit SharePoint

Für alle Akteure einer Organisation, unabhängig von der hierarchischen Ebene, ist es von grosser Relevanz, dass alle erforderlichen Daten und Informationen aktuell, schnell und standortunabhängig zur Verfügung stehen. Das Portal kann individuell an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Jedem Bereich oder Abteilung können einzelne Arbeitsräume zur Verfügung gestellt werden, welche genau auf deren Arbeitsweise ausgerichtet sind. So kann jedes Team seinen Arbeitsbereich individuell ausgestalten und normspezifische Anforderungen implementieren.

Da das gesamte System auf „Modern Pages“ aufgebaut ist, spielt es keine Rolle, ob das Portal über ein Mobiltelefon oder über den Computer aufgerufen wird. Die Daten stehen jederzeit und überall topaktuell zur Verfügung

Prozessdarstellung in SharePoint Online

Alle wichtigen Unternehmensprozesse und die mitgeltenden Dokumente können auf SharePoint Online integriert und abgebildet werden. Auf einer QM-Startseite sind alle Prozesse abgebildet und es kann zum einzelnen Prozess hinunternavigiert werden.

In diesem Beispiel sind die Prozesse gruppiert in Managementprozesse, Geschäftsprozesse und Unterstützungsprozesse.

Wird der einzelne Prozess im Detail betrachtet, sind alle wichtigen Informationen erfasst und sofort ersichtlich:

• Prozesseigner
• Kategorisierungen und Gruppierungen
• Mitgeltende Dokumente (inkl. Dokumentelenkung)
• Visualisierter Prozess als Flowchart

Es haben sich bei der IOZ drei Varianten etabliert, wie Unternehmensprozesse in SharePoint Online abgebildet werden können:

1. Prozesse abbilden mit den SharePoint Standardmitteln
2. Prozesse abbilden mit sogenannten Search Webparts
3. Prozesse abbilden mit Drittanbietertools

Prozesse abbilden mit SharePoint Standardmitteln

Hier kommen drei standardmässig vorhandene Werkzeuge aus SharePoint Online zum Einsatz:

• Anzeige einer Dokumentebibliothek: In dieser Bibliothek sind die mitgeltenden Dokumente abgelegt. Wir zeigen die jeweilige Bibliothek auf der Prozessseite an. Die Bibliothek wird als «Listenansicht» dargestellt, was einige Formatierungen erlaubt. Die Dokumente haben verschiedene Metadaten hinterlegt und tragen Tags. Dadurch lassen sie sich klassifizieren und zuordnen.
• Einbetten WebPart: Damit wird der visualisierte Prozess angezeigt. Das Flowchart wurde mit einer Prozessvorlage in Microsoft Visio erstellt. Der Inhalt dieses Visios kann auf der Prozessseite direkt eingebettet werden.
• Personen WebPart: Um die Prozesseignerin oder den Prozesseigner mit den Kontaktdetails anzeigen zu können, wir das Personen WebPart verwendet.

Die Variante mit den Standardmitteln wird in diesem Video demonstriert, dazu werden die Vor- und Nachteile erläutert:

Prozesse in SharePoint abbilden mit Search WebParts

• «PnP Search Results» WebPart: Darstellung von Dokumenten, Prozessen, Flowcharts un der Prozesseigner. Das WebPart erlaubt vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.
• «PnP Search Verticals» WebPart: Darstellung von mitgeltenden Dokumenten und zusammenhängenden Prozessen.

Diese Variante benötigt ein technisch vertieftes Verständnis von SharePoint und PnP WebParts. Einmal aufgebaut, reagiert die Prozessseite auf einen eindeutigen Parameter in der Seiten-URL und befüllt sich dadurch dynamisch. Dadurch können Änderungen schnell auf dem gesamten System realisiert werden.

Dokumentelenkung und Dokumente-Management-System DMS

Nicht nur die Prozesse und Vorgabedokumente sind direkt in den jeweiligen Arbeitsumgebungen integriert, sondern auch sämtliche Nachweisdokumente.

Die Dokumente lassen sich über den gesamten Lebenszyklus sicher und effizient verwalten, sei dies über die Versionskontrolle oder bedürfnisgerechte Freigabeworkflows. Über Berechtigungen wird festgelegt, wer Dokumente nur lesen, erstellen oder ändern darf.

Prozessvisualisierung mit Microsoft Visio

Unter Prozessvisualisierung versteht man die graphische Darstellung von Prozessen. Mit Unterstützung von Microsoft Visio können die Visualisierungen sehr effizient erstellt und anschliessend in SharePoint oder Microsoft Teams integriert werden. Über die Dokumentation von Prozessen hinaus, kann Microsoft Visio für viele weitere Diagramme genutzt werden. So lassen sich unter anderem auch Prozesslandkarten, Organisationsstrukturen, Baupläne, IT-Netzwerke, technische Dokumentationen und vieles mehr sehr schnell und verständlich abbilden.

Collaboration und Kommunikation mit Microsoft Teams und Yammer

Produktive Arbeit – sei es im internen Team oder mit externen Partnern – wird über Microsoft Teams abgewickelt. Im Zusammenarbeits-Hub von Microsoft 365 laufen alle Fäden zusammen. Den Projektteams stehen digitale Arbeitsräume für die Kollaboration zur Verfügung. Verschiedene Funktionen wie Chats, Telefonie, Videokonferenzen, Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglichen eine effiziente und direkte Zusammenarbeit.

Im Bereich der Kommunikation wird Yammer eingesetzt. Yammer hilft, unternehmensweit in Kontakt zu bleiben. Dadurch entsteht eine transparente Kommunikationskultur, von der Managementebene bis zu den einzelnen Mitarbeitenden in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen.

Projektfeedback mit Microsoft Forms

Mit Microsoft Forms können Kunden- und Projektfeedbacks auf eine einfache und intuitive Art eingeholt werden. Nach der Erstellung des Fragebogens werden die internen oder externen Ansprechpersonen per Mail, QR-Code oder Link zur Befragung eingeladen. Das Ausfüllen des Fragebogens ist dabei in jedem Webbrowser möglich und ebenfalls auf dem Mobilgerät sehr einfach zu bedienen.

Die Rückmeldungen werden in einem zentralen Cockpit zusammengeführt und ausgewertet. Wem die angebotenen Auswertungs- und Analysefunktionen noch nicht reichen, kann die Ergebnisse auch in eine Excel-Tabelle exportieren, um weiterführende Auswertungen vorzunehmen.

Aufgaben im Griff mit Planner

Mit der Unterstützung des Planners können Aufgaben und Pendenzen übersichtlich strukturiert und bearbeitet werden. Auch der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess – KVP“ lässt sich mit Planner in einfacher Weise integrieren. Fehlermeldungen, Kundenfeedbacks, Audithinweise oder Verbesserungsvorschläge werden an einem zentralen Ort erfasst und können über das Cockpit gelenkt und bis zur Überprüfung der Wirksamkeit nachverfolgt werden.

Fazit

Ein Managementsystem darf heute nicht mehr als isolierte Insellösung aufgebaut werden, sondern muss durch den Einsatz modernster Technologien in ein integriertes Managementsystem überführt werden, welches eine möglichst direkte Kommunikation und effiziente Arbeitsweise zulässt. Die verschiedenen Applikationen von Microsoft 365 bieten die Funktionalitäten, um die Anforderungen eines Managementsystems gemäss HLS abzudecken.