Prozessvisualisierung: Visualisierung von Arbeitsabläufen mit dem IOZ Visio-Template

Prozessvisualisierung bedeutet, einen Prozess grafisch oder visuell darzustellen, um ihn besser zu verstehen, analysieren, kommunizieren oder optimieren zu können. Statt einen Ablauf nur mit Text oder Zahlen zu beschreiben, wird er in Bildern, Diagrammen oder Animationen dargestellt.

Die Visualisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentrales Element moderner Unternehmensführung. Sie unterstützt nicht nur die interne Kommunikation, sondern ist auch ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung, Standardisierung und Vorbereitung auf Audits.

1. Transparenz und Verständlichkeit

Durch grafische Darstellungen werden komplexe Abläufe für alle Beteiligten verständlich. Dies erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und verbessert die Kommunikation zwischen Abteilungen.

2. Effizienzsteigerung und Fehlervermeidung

Visualisierte Prozesse machen Schwachstellen, Redundanzen und unnötige Schnittstellen sichtbar. Dadurch können gezielte Optimierungen vorgenommen und Fehlerquellen reduziert werden.

3. Grundlage für Zertifizierungen und Audits

Eine saubere Prozessvisualisierung ist essenziell für die Vorbereitung auf Audits und Zertifizierungen (z. B. nach ISO 9001/14001). Sie ermöglicht eine strukturierte Darstellung der Anforderungen und Nachweise.

4. Förderung von Verantwortungsbewusstsein

Visuelle Darstellungen machen Rollen und Zuständigkeiten klar erkennbar. Dies stärkt das Verantwortungsbewusstsein und verbessert die Zusammenarbeit im Team.

5. Unterstützung bei der Digitalisierung

Standardisierte Templates (z. B. in Microsoft Visio) ermöglichen eine konsistente digitale Abbildung von Prozessen. Dies ist eine wichtige Grundlage für die digitale Transformation und Prozessautomatisierung.

6. Beteiligung und Motivation der Mitarbeitenden

Die grafische Darstellung von Prozessen kann Mitarbeitende aktiv in Verbesserungsprozesse einbinden. Durch Feedbackschlaufen und Umfragen wird die Akzeptanz erhöht und die Motivation gestärkt.

Die Prozesse dienen als Leitplanke für die Ausübung von Arbeitsabläufen. Sie müssen übersichtlich, verständlich und für alle lesbar sein. Sie beinhalten wichtige und relevante Arbeitsschritte, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Hilfsmittel.

Wichtig:

• Der Prozess gilt als Leitplanke (Guideline)
• Verständliche Visualisierung & Darstellung
• Beschreibung der wesentlichen Elemente
• Integration von Vorlagen und Hilfsmitteln

Das IOZ Visio-Template überzeugt durch seine einfache Handhabung und die Konzentration auf das Wesentliche. Aktivitäten lassen sich direkt aus dem Shapekatalog in drei vertikale Spalten ziehen. Alle Shapes können samt zugehöriger Informationen – wie Verantwortlichkeiten, Beschreibungen und Hilfsmittel – flexibel nach oben oder unten verschoben werden.

Die Integration von Microsoft Visio-Prozessen in SharePoint ist ein gängiges Szenario, um Geschäftsprozesse übersichtlich im Intranet oder in Teamseiten bereitzustellen.

Es gibt verschiedene Methoden, um Visio-Diagramme in SharePoint zu integrieren:

1. File and Media Web Part: Dieses Webpart ermöglicht das Einbetten von Visio-Dateien direkt in eine SharePoint-Seite. Laden Sie die Visio-Datei in die SharePoint-Dokumentbibliothek hoch, bearbeiten Sie die Seite, auf der das Diagramm eingebettet werden soll, und fügen Sie das Webpart „File and Media“ hinzu. Wählen Sie die Visio-Datei aus der Bibliothek aus und veröffentlichen Sie die Seite.

2. Embed Web Part: Diese Methode bietet mehr Kontrolle über das eingebettete Diagramm. Öffnen Sie das Visio-Diagramm in SharePoint, wechseln Sie in den Ansichtsmodus, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Embed“ aus, um den Einbettungscode zu generieren. Fügen Sie diesen Code in das Embed Web Part ein und veröffentlichen Sie die Seite.

3. PnP Modern Search WebParts: Die PnP Modern Search WebParts können mit einer Extension so erweitert werden, damit Prozessvisualisierungen u.a. Visio’s, dynamisch, aufgrund von URL Parametern angezeigt werden können. Damit lassen sich dynamische Prozessseiten aufbauen, in denen die relevanten Prozess-Informationen, mitgeltende Dokumente wie auch die Prozessvisualisierung auf einer Seite angezeigt werden. Die Lösung IOZ Process basiert auf diesem Konzept, und die Informationen auf den Prozessseiten werden dynamisch zusammengezogen.

Die Visualisierung von Prozessen ist weit mehr als eine grafische Spielerei – sie schafft Klarheit, fördert das Verständnis und bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung. Mit dem IOZ Visio-Template steht Unternehmen ein praxisnahes Werkzeug zur Verfügung, um Prozesse effizient, übersichtlich und standardisiert abzubilden. In Kombination mit der SharePoint-Integration entstehen zentrale, leicht zugängliche Informationsquellen, die sowohl Transparenz als auch Zusammenarbeit fördern. Die Prozessvisualisierung wird zu einem echten Erfolgsfaktor in der digitalen Transformation und sollte integraler Bestandteil jeder Prozessmanagementstrategie sein.