SharePoint Benachrichtigungen werden abgeschaltet

Die klassischen SharePoint Benachrichtigungen, wie wir sie seit vielen Jahren kennen, stehen vor dem Aus. Microsoft hat angekündigt, dieses Feature schrittweise abzuschalten – ein wichtiger Wandel für alle, die auf automatische E-Mail-Benachrichtigungen aus SharePoint setzen. In diesem Beitrag zeigen wir, was das konkret bedeutet, wie der Zeitplan aussieht und welche Alternativen sinnvoll sind.

SharePoint Benachrichtigungen

Setzt sich ein User eine SharePoint Benachrichtigung, wird z.B. beim Hinzufügen oder Ändern von Elementen in einer Bibliothek eine E-Mail ausgelöst. Auch tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen können damit als E-Mail Benachrichtigung erstellt werden.

Diese Benachrichtigungen auf SharePoint Listen und Bibliotheken, welche wir schon seit SharePoint-Generationen kennen und zu nutzen wissen, werden aus SharePoint in M365 verschwinden.

Timeline der Abschaltung

Die Benachrichtigungen werden bereits ab September 2025 kontinuierlich abgeschaltet. Ab September 2025 können keine neuen Alerts mehr erstellt werden und ab Oktober 2025 verfallen die bestehenden Alerts. Diese können aber durch die User verlängert werden.

Deadline ist Juli 2026, ab dann wird das Feature aus SharePoint in M365 entfernt.

Die von Microsoft publizierte Timeline und offizielle Abkündigung des Features von der Microsoft Support Seite.

Date	Action
From July 2025	The creation of new SharePoint Alerts will be gradually turned off for newly onboarding tenants.
From September 2025	The creation of new SharePoint Alerts will be gradually turned off for all tenants.
From October 2025	The SharePoint Alert expiration feature will be gradually activated. Once activated, any SharePoint Alert will have a validity of 30 days starting from its first run, then it will expire. Users can self-service re-enable expired SharePoint Alerts and extend their expiration for another 30 days. Re-enabling and extending SharePoint Alerts can be done by using the Manage my alerts list/library menu item, opening the SharePoint Alert to update, extending its expiration date and clicking OK.
From July 2026	Microsoft will remove the ability to use SharePoint Alerts; existing SharePoint Alerts cannot be extended anymore and will not work anymore.

Meine bestehenden Benachrichtigungen anzeigen (User)

User können ihre bestehenden Benachrichtigungen über eine beliebige Bibliothek oder Liste nachsehen, in dem sie auf „Meine Benachrichtigungen verwalten“ in der SharePoint Command-Bar klicken:

Dabei werden alle Benachrichtigungen aufgeführt, die der User auf dieser Site erstellt hat. Ebenfalls erscheint bereits ein entsprechender Warnhinweis von Microsoft, dass die Alerts eingestellt werden.

Über folgende URL gelangt man direkt zu den Benachrichtigungen:

https://<TENANT>.sharepoint.com/sites/<SITENAME>/_layouts/15/MySubs.aspx

Übersicht bestehender Benachrichtigungen (Admin)

Site Administratoren können über Websiteeinstellungen > Benutzerbenachrichtigungen die vorhandenen Benachrichtigungen auf der aktuellen Site anzeigen lassen. Dabei kann ein entsprechender User gewählt und mit Aktualisieren die Benachrichtigungen angezeigt werden.

Alternativen zu SharePoint Benachrichtigungen

Als Alternative können SharePoint Regeln oder Power Automate Flows eingesetzt werden.

Regeln

User können eigene Regeln für die Benachrichtigungen erstellen und konfigurieren. In einer SharePoint Bibliothek oder Liste kann über die Command Bar Automatisieren > Regeln eine neue Regel erstellt oder bestehende Regeln verwaltet werden.

Neue Regeln können dann nach Bedarf konfiguriert werden:

Bestehende Regeln werden in der Übersicht mit der konfigurierten Bedingung – wie auch dem Status, Aus/Ein – angezeigt.

Power Automate Flows

Mittels Power Automate Flows können User eigene Benachrichtigungs-Flows erstellen. In der Command-Bar über Integrieren > Power Automate können Flows, falls freigeschaltet, erstellt werden.

Die Flows können ganz nach Bedarf konfiguriert werden und sind sehr sinnvoll und nützlich, wenn weitere Aktionen ausgeführt werden sollen. Der Einsatz von Power Automate Flows muss mit der Power Platform Governance des Unternehmens vereinbar sein.

Fazit

Mit der bevorstehenden Abschaltung der SharePoint-Benachrichtigungen ist es wichtig, frühzeitig auf moderne Alternativen wie Regeln oder Power Automate Flows umzusteigen. So bleibt die Informationsweitergabe effizient und automatisiert – auch ohne das klassische Benachrichtigungssystem. Unternehmen sollten die Übergangsphase aktiv nutzen, um ihre Nutzer zu informieren und neue Prozesse zu etablieren.