SharePoint Kontextmenü und Befehlsleiste für Listen und Bibliotheken anpassen

Überladenes Kontextmenü, ellenlange Befehlsleiste

Es sind immer mehr Funktionen im SharePoint Kontextmenü oder in der Befehlsleiste in Listen und Bibliotheken verfügbar. Dies immer in Abhängigkeit der Berechtigungen wie auch des Kontextes der Ansicht oder ob eines oder mehrere Elemente ausgewählt sind d.h. Neu erscheint nur, wenn ich auch mindestens die „Mitwirken-Berechtigungen“ in der Bibliothek oder Liste besitze. Trotzdem hat es in der Zwischenzeit in SharePoint so viele Funktionen, dass je nach Use Case gar nicht alle Möglichkeiten zur Verfügung gestellt werden sollen und das Kontextmenü wie auch die Befehlsleiste in den Ansichten den Usern eingeschränkt und angepasst zur Verfügung gestellt werden soll.

Kontextmenü in SharePoint

Als Kontextmenü in SharePoint wird das Menü bezeichnet, welches erscheint, wenn entweder ein Rechtsklick auf ein Element gemacht wird oder die 3 Pünktchen … , rechts neben dem Titel, geklickt werden.

Befehlsleiste in SharePoint

Die Befehlsleiste wird über jeder Ansicht angezeigt und enthält die Funktionen aus dem Kontextmenü. Im nachfolgenden Bild als Beispiel ein User mit Leseberechtigungen und der Standard Befehlsleiste. Es werden einige Funktionen angezeigt, die eigentlich für lesende User nicht unbedingt notwendig sind.

SharePoint Ansichten mit View Formatierung anpassen

In SharePoint kann die View Formatierung für das Gestalten von SharePoint Ansichten verwendet werden. Damit lassen sich die „normalen“ SharePoint Listen schön und optimiert darstellen, ohne dass auf den ersten Blick sichtbar ist, dass es sich um SharePoint Listen handelt. Die View Formatierung zum Anpassen ganzer Ansichten, wie auch die Column Formatierung, zum Anpassen einzelner Spalten sind SharePoint Standard Funktionen und ohne zusätzliche Lizenzierung einzusetzen. Nachfolgend eine beispielhafte Darstellung einer normalen und einer formatierten SharePoint Ansicht.

Eine „normale“ SharePoint Listen-Ansicht:

Und eine optimierte Darstellung mit View Formatierung:

SharePoint Kontextmenü und Befehlszeile mit View Formatierung anpassen

Nun kann die View Formatierung nebst den visuellen Anpassungen auch zum Anpassen des Kontextmenüs wie auch der Befehlsleiste genutzt werden. Dafür gibt es vordefiniert Eigenschaften, die in der View Formatierung angewendet werden können. Es wird dabei nicht zwischen Kontextmenü und Befehlszeile unterschieden, d. h. wird ein Befehl angepasst und beispielsweise ausgeblendet, wird er automatisch im Kontextmenü wie auch in der Befehlsleiste ausgeblendet.

Es stehen viele Eigenschaften zur Verfügung, sodass das Kontextmenü wie auch die Befehlsleiste für User mit Lese-Berechtigungen auf ein Minimum eingeschränkt werden kann. Das Standard Menü kann so angepasst werden, dass nur die nötigen Befehle zur Verfügung stehen.

Die View Formatierung muss pro SharePoint Ansicht separat eingefügt werden. Nebst dem ein/ausblenden kann u. a. auch der Text, das Icon, den Style oder die Position konfiguriert werden. Es ist zurzeit nicht möglich, eigene, zusätzliche Befehle einzufügen.

Im nachfolgenden Beispiel wurden viele der Standard Funktionen ausgeblendet, um den Usern nur das Minimum anzuzeigen.

Angepasstes Menü auch in Microsoft Teams

Die in SharePoint erstellte View Formatierung wird auch in das Tab Dateien in Microsoft Teams übernommen. Somit wird das Kontextmenü wie auch die Befehlsleiste in SharePoint und Microsoft Teams optimiert dargestellt.

So wird es gemacht

Bei ausreichender Berechtigungen kann die Ansicht im entsprechenden Ansichtsmenü über Aktuelle Ansicht formatieren angepasst werden.

Dabei kann im Entwurfsmodus die Ansicht per Wizard angepasst oder im erweiterten Modus individuell ein eigenes JSON erstellt werden.

– Mittels Entwurfsmodus können visuelle Anpassungen vorgenommen werden, so zum Beispiel eine alternierende Farbe für die Zeilen auf einer Liste/Bibliothek oder eine bedingte Formatierung aufgrund von bestehenden Feld-Werten.
– Im erweiterten Modus muss das JSON selbst erstellt werden, dafür stehen auch erweiterte Funktionen zur Verfügung, mit denen beispielsweise die Funktionen ausgeblendet oder angepasst werden können, wie in den vorherigen Beispielen ersichtlich ist.

Die entsprechende Dokumentation von Microsoft enthält eine Syntaxreferenz inkl. Beispielcode.

Beispiel

Die bereits angepasste Befehlsleiste, in welcher nur noch ein Minimum an Funktionen angezeigt wird, sieht nun wie folgt aus. Es wurden lediglich Funktionen ausgeblendet (Eigenschaft: „hide“: true)

Das JSON kann dabei unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Keys angepasst werden:

{
„key“: „automate“,
„hide“: true
},
{
„key“: „open“,
„text“: „Starten“,
„iconName“: „Rocket“,
„primary“: true
}

Mit dem Code und den Anpassungen sieht dies dann beispielswiese wie folgt aus:

Die Funktion Öffnen („key“: „open“) wird umbenannt („text“: „Starten“), ein anderes Icon verwendet („iconName“: „Rocket“) und der Button Style angepasst („primary“: true).

Fazit

Die View Formatierung bietet eine einfache Möglichkeit, SharePoint Standard Ansichten so zu formatieren, dass die typischen SharePoint Listen gar nicht mehr als solche wahrgenommen werden. Die Darstellung kann dabei sehr vielfältig vorgenommen werden und userfreundliche Optimierungen umgesetzt werden.

Das Anpassen des Kontextmenüs wie auch der Befehlsleiste bietet zusätzlichen Komfort, um nur die nötigen Funktionen für User bereitzustellen und somit die Oberfläche so zu entschlacken, dass auf das Nötige fokussiert werden kann.