SharePoint Online: Berechtigungen für Besucher auf Hubs und assoziierten Sites synchronisieren

Mit einer Hub Site können Sie Sites basierend auf Projekten, Abteilungen oder Standorten gruppieren und organisieren. In zwei Schritten stellen Sie ein, dass die Berechtigungen auf assoziierte Sites automatisch vererbt werden (und dadurch nicht mehr vergessen gehen).

Inhalte in Hub Sites zu gruppieren hat verschiedene Vorteile. Dadurch fällt es einfacher:

• verwandte Inhalte wie News oder Websiteaktivitäten zu finden
• eine einheitliche Navigations-, Branding-, und Websitestrukur auf allen Websites anzuwenden
• alle dazugehörenden Websites zu durchsuchen

Bei angefügten Seiten konnte es bisher Probleme mit dem Zugriff auf die Seite und deren Inhalte geben. Eine der häufigsten Ursachen dafür sind die vergessenen Berechtigungen. Die Besucher hatten zwar Zugriff auf die entsprechende Hub Site, jedoch fehlten die Leseberechtigungen auf die assoziierten Sites.

Sie können seit geraumer Zeit die Berechtigungen der Hub Site auf die assoziierten Sites synchronisieren. In den Berechtigungen der Hub Site bietet Microsoft SharePoint neu die optionale Einstellung «Berechtigungen von Besuchern des Hubs» auf die assoziierten Sites zu synchronisieren.

Die Einrichtung ist in wenigen Schritten erledigt:

Schritt 1: Aktivieren der Synchronisierung auf der Hub Site

Die standardmässig deaktivierte Funktion finden Sie in den Berechtigungen der Hub Site. Sobald die Option durch ein Hub-Owner (Site Owner) aktiviert worden ist, können Sie folgende Gruppentypen die Berechtigung erteilen:

• Microsoft 365 Group
• Security Group
• Mail-Enabled Security Group

Schritt 2: Aktivieren der Synchronisation auf einer assoziierten Site

Ist Schritt 1 vollendet, können Owner der assoziierten Sites bestimmen, ob die Synchronisation stattfinden soll oder nicht. Sie haben somit weiterhin die Möglichkeit, für Ihre eigene Site zu entscheiden, ob Sie die Berechtigungen für Besucher selbst verwalten oder diese von der Hub Site beziehen möchten. Die Synchronisation kann in den Site-Berechtigungen im Tag «Hub» aktiviert werden.

Wie Sie dem Bild entnehmen können, werden dem Site Owner alle vererbten Berechtigungen aufgelistet.

FAQ zur Synchronisierung der Berechtigungen von Hubs und assoziierten Sites

Müssen assoziierte Sites die Berechtigungen immer mit dem Hub synchronisieren, um sich mit der Hub Site zu verbinden?

Eigentümer (Site Owner) von assoziierten Sites müssen die Site-Berechtigungen nicht mit dem Hub-Berechtigungen synchronisieren, um sich mit dem Hub zu verbinden. Dadurch können Sites, welche vertrauliche Informationen enthalten, mit dem Hub verbunden beiben, nicht aber für alle freigegeben werden.

Ändern sich vorhandene Site-Berechtigungen, wenn die Synchronisation aktiviert wird?

Vorhandene Site-Berechtigungen werden sich nicht ändern, wenn die Berechtigungen mit den Hub-Berechtigungen synchronisiert werden.

Wie lange dauert es nach der Aktivierung, bis die Synchronisation wirkt?

Die Aktualisierung der Hub-Berechtigung kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, bis sie sich auf assoziierte Sites auswirkt.

Was passiert mit den vererbten Berechtigungen, wenn eine assoziierte Site den Hub verlässt?

Wenn eine assoziierte Site den Hub verlässt, werden die Hub-Berechtigungen automatische von der Site entfernt.

Wie wirken sich die Berechtigungs-Einstellungen auf die Visitor-Experience aus?

Betrachter und Betrachterinnen (Visitors) sehen Inhalte, Nachrichten und Site-Aktivitäten auf jeder mit dem Hub verknüpften Site in unterschiedlicher Form – basierend auf den vom jeweiligen Site-Eigentümer (Site Owner) festgelegten Berechtigungen.