Offert-Management Solution für die Energie-Agentur der Wirtschaft
Die Energie-Agentur der Wirtschaft (EnAW) nutzt eine Lösung zur digitalen Unterstützung des gesamten Ablaufs von der ersten Offertanfrage bis zur Ablage des unterzeichneten Vertrages im Microsoft-365-Umfeld. Im Vordergrund stand ein klar strukturierter, nachvollziehbarer Prozess, der sich nahtlos in bestehende Arbeitsweisen integrieren lässt und auf standardisierten Plattformdiensten aufbaut.
Ziel war es, sämtliche Daten zentral zu erfassen, die Qualität und Übersichtlichkeit zu erhöhen und gleichzeitig die kaufmännische Weiterverarbeitung zu verbessern.
Lösung mit Offert-Management Solution
Die Offert-Management Solution auf Basis von SharePoint, Power Apps und Power Automate passt zur Anforderung nach einer einheitlichen, M365-integrierten Plattform für Offerten- und Vertragsprozesse. Die Umsetzung verbindet eine zentrale Datenhaltung mit einem bedienerfreundlichen Frontend und automatisierten Workflows, sodass der gesamte Ablauf durchgängig abgebildet wird.
Wesentliche fachliche und technische Umsetzungen:
SharePoint als zentrale Arbeitsumgebung mit strukturierten Listen und Bibliotheken für alle Offert- und Vertragsdokumente.
- Zentrale Ablage sämtlicher Informationen mit jederzeit einsehbarem Status und integrierter Versionierung über den Lebenszyklus der Unterlagen.
- Power App als intuitives Frontend zur strukturierten Erfassung aller relevanten Angaben für die Offertstellung.
- Direkte Speicherung der erfassten Daten in SharePoint und automatisches Anstossen der Erstellung eines Offertdokuments auf Basis hinterlegter Vorlagen.
- Power Automate zur Steuerung der Arbeitsabläufe, inklusive Einleitung und Durchführung von Freigaben durch verschiedene Rollen.
- Nachvollziehbare Dokumentation jedes Prozessschrittes und automatische Generierung eines vollständigen Offertdokuments aus den erfassten Daten.
- Übergabe der relevanten Informationen aus SharePoint an das System Abacus für Abrechnung und Projektcontrolling.
- Konsistente Datenübertragung ohne manuelle Doppelpflege und Unterstützung eines durchgängigen, kaufmännischen Prozesses.
Mehrwert
Die Lösung erhöht die Transparenz im Offert- und Vertragswesen, da alle Informationen zentral verfügbar sind und der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit ersichtlich ist. Die strukturierte Datenerfassung und die Verwendung von Vorlagen verbessern die Qualität und Einheitlichkeit der Offertdokumente. Automatisierte Workflows für Freigaben und Dokumenterstellung reduzieren den administrativen Aufwand und sorgen für einen stabilen, klar dokumentierten Prozess. Durch die Integration in Abacus wird die kaufmännische Weiterverarbeitung vereinfacht, was die Effizienz in Abrechnung und Projektsteuerung spürbar erhöht.
"Wir legen grossen Wert auf klare Prozesse und nachvollziehbare Entscheide, und genau dabei unterstützt uns die neue Offert Management Lösung im Alltag. Durch die zentrale Ablage in SharePoint und die geführte Erfassung in der Power App sind unsere Offerten spürbar übersichtlicher geworden und wir finden relevante Informationen deutlich schneller wieder. Besonders geschätzt haben wir, dass Freigaben und Dokumenterstellung heute automatisiert über Power Automate laufen und der manuelle Aufwand im administrativen Bereich merklich sinkt. Die Zusammenarbeit mit der IOZ AG haben wir als sehr pragmatisch und konstruktiv erlebt. Rückfragen wurden rasch aufgenommen und effizient integriert. Einfach eine tolle und spannende Partnerschaft."
Bernhard Würsten
IT-Projektleiter
