Abkündigung SharePoint 2010 Workflows

Microsoft hat am 6. Juli 2020 die Unterstützung von SharePoint 2010 Workflows für Microsoft 365 abgekündigt. Ab dem 1. August 2020 wird es Kunden, welche einen neuen Tenant lösen, nicht mehr möglich sein, SharePoint 2010 Workflows zu aktivieren und zu nutzen. Per 1. November 2020 wird Microsoft zudem beginnen, SharePoint 2010 Workflows von bereits existierenden Tenants zu entfernen.

Die Details dazu können hier nachgelesen werden: https://support.microsoft.com/en-us/office/sharepoint-2010-workflow-retirement-1ca3fff8-9985-410a-85aa-8120f626965f

Power Automate Flows als Alternative für SharePoint 2010 Workflows

Als Alternative empfiehlt Microsoft, SharePoint 2010 Workflows durch Power Automate Flows abzulösen.

Wie finde ich heraus, ob und wo ich SharePoint 2010 Workflows im Einsatz habe?

Mit dem Microsoft 365 Fitness-Check prüfen wir Ihren Tenant in den drei Disziplinen Modernisierung, Backup und Security auf Herz und Nieren. Sie erkennen, wo ungenutztes Potential vorhanden ist und in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Wir zeigen Ihnen auf, wo bei Ihnen abgekündigte Funktionen im Einsatz sind und zeichnen mögliche Szenarien für die Modernisierung auf. Hier erfahren Sie mehr zum Fitness-Check.

Gegenüberstellung von SharePoint Workflows und Power Automate Flows

Im Folgenden geben wir eine Gegenüberstellung von Unterschieden und Gemeinsamkeiten der beiden Technologien wieder. Quelle der Gegenüberstellung: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/business-apps/power-automate/guidance/migrate-from-classic-workflows-to-power-automate-flows

Workflow Concepts

Workflow concept	Sharepoint workflow	Power Automate
A condition that causes the workflow to run or execute	Start options and events	Trigger
Building blocks that allow users to customize workflow with business logic	Actions	Actions
Apply and perform conditional business logic in workflows	Conditions	Conditions (available under Actions)
Get additional input from users when running manual workflows	Initiation form	Trigger Inputs

Workflow types

Workflow type	Sharepoint workflow	Power Automate flow
List workflows	Yes	Yes
Library workflows	Yes	Yes
Reusable workflows	Yes	Not available
Site workflows	Yes	Not available

SharePoint integrations

SharePoint integration	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Create a custom workflow from a list or library	Yes	Yes, only in Modern Experiences
Run or start a custom workflow for an item or a file or a folder	Yes	Yes, only in Modern Experiences
Create and respond to standard approval for an item or a file	Yes	Yes
Create and respond to classic publishing page approvals	Yes	Not available
Create and respond to modern page approvals	Not available	Yes
Create and manage Hub Site association approval requests	Not available	Yes

List triggers

List trigger	Sharepoint workflow	Power Automate flow
When an item is created	Yes	Yes
When an item is modified	Yes	Yes, using ‘When an item is created or modified’ trigger
When an item is created or modified	Not available	Yes
Site workflows	Yes	Not available
When an item is deleted	Not available	Yes
For a selected item	Yes	Yes

List actions

List trigger	Sharepoint workflow	Power Automate flow
List action	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Get items	Not available	Yes
Create an item	Yes	Yes
Update an item	Yes	Yes
Delete an item	Yes	Yes
Copy a list item	Yes	Yes, by reusing ‘Create an item‘ action
Get attachments	Not available	Yes
Get attachment content	Not available	Yes
Add attachment	Not available	Yes
Delete attachment	Not available	Yes
Set field value in current item	Yes	Yes, using ‘Update an item’ action

File triggers

List action	Sharepoint workflow	Power Automate flow
When a file is created	Yes, using List triggers	Yes
When a file is created in a folder	Not available	Yes
When a file is modified	Yes, using List triggers	Yes, using ‘When a file is created or modified’ trigger
When a file is created or modified	Not available	Yes
When a file is created or modified in a folder	Not available	Yes
When a file is deleted	Not available	Yes
For a selected file	Yes, using List triggers	Yes

File actions

File action	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Get files	Not available	Yes
Create file content	Not available	Yes
Get file properties	Not available	Yes
Create a file	Not available	Yes
Create new folder	Not available	Yes
Update file properties	Yes, using List triggers	Yes
Delete a file	Yes, using List triggers	Yes
Copy file	Not available	Yes
Copy folder	Not available	Yes
Move file	Not available	Yes

Document management actions

Document management action	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Check in file	Yes	Yes
Check out file	Yes	Yes
Discard checkout	Yes	Yes
Delete drafts	Yes	Not available
Wait for change in document check out status	Yes	Not available

Permission management actions

Permissions management action	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Grant access to an item or a folder	Yes	Yes
Stop sharing an item or a file	Yes	Yes
Create sharing link for a file or folder	Not available	Yes

Approval actions

Approval action	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Set content approval status of an item or a file or a page	Yes	Yes
Create and wait for approval for an item or a file	Yes	Yes
Include attachments in approval requests	Not available	Yes
Respond to approvals	Yes	Yes
Create sequential approvals	Yes	Yes
Create parallel approvals	Yes	Yes
Cancel approvals	Yes	Yes
Reassign approvals	Yes	Yes
Custom approval buttons	Yes	Yes
Unified approval center	Not available	Yes

Workflow controls capabilities

Workflow controls capability	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Workflow primitives: Loops, do until, switch-case, parallels	Yes	Yes
Workflow stage	Yes	Yes, works only with Modern Permissions
Schedule-based flows	Yes	Yes
Variables	Yes	Yes
Email designer and rich text editor	Not available	Yes
Versioning of workflows	Not available	Not available
Copy/paste actions	Yes	Yes

Workflow administration

Workflow administration	Sharepoint workflow	Power Automate flow
Central location to view all workflows	Yes, only available to view for a given list or library	Yes, ‚My flows‘ lists user flows
Share workflows with list or library users	Yes	Yes
Share workflows with users	Not available	Yes
Save a copy of workflow to create a copy of the workflow	Not available	Yes
Workflow versioning	Not available	No
Create a workflow with elevated permissions	Yes, by granting permissions to workflow app and then using App Step action and SharePoint Add-ins	Not available

Aktuelle Einschränkungen bei der Ablösung

Bei der Ablösung von SharePoint 2010 Workflows durch Power Automate Flows gibt es aktuell noch einige Einschränkungen:

• 30-Tage-Laufzeitlimit für Flows – SharePoint Designer-Workflows können endlos laufen, aber Flows haben eine Lebensdauer von 30 Tagen. Wenn Sie diese Beschränkung überschreiten, bedeutet dies, dass Ihr Flow sich selbst erneut aufrufen muss, um sich für weitere 30 Tage zu reaktivieren.
• HTTP Connector – Wenn Sie Aufrufe an die REST-API von SharePoint tätigen, können Sie die Aktion ‚HTTP-Anforderung an SharePoint senden‘ verwenden, die im SharePoint-Konnektor verfügbar ist. Flow hat auch einen generischen HTTP-Konnektor (als Aktion), aber es ist ein Premium-Konnektor. Wenn Sie HTTP-Aufrufe ausgiebig verwenden, möchten Sie vielleicht einen Dienstkonto-Benutzer mit einer Power-Automate-Lizenz erstellen und diese Abläufe mit diesem Benutzerkonto ausführen. Dadurch wird es auch einfacher, den Satz von Flows zu verwalten, den Sie als «Unternehmens-Flows» betrachten.
• Reusable Flows – Mit etwas modularem Denken können Sie einen Master-Flow erstellen, der von einem Listen- oder Bibliotheken-spezifische Flow aufgerufen werden kann, um die schwere Arbeit zu erledigen. (In gewisser Weise ist dies sogar vorzuziehen, da Sie einen Flow, der an vielen Orten verwendet wird, zentral bearbeiten können). Alternativ dazu können Sie Flow-Aktionen verwenden, um alle Listen oder Bibliotheken zu finden, die bestimmten Kriterien entsprechen und den Flow für sie alle mit einem Zeitgeber, statt auf der Grundlage von Ereignissen, ablaufen lassen.
• Workflow history storage – Flows führen eine Historie im Zusammenhang mit dem Flow selbst im Power Automate-Dashboard. Wenn Sie eine Nachverfolgung in Ihren Sites benötigen, können Sie die Flow-Protokollinformationen in einer von Ihnen erstellten Liste haben.
• Impersonation – In SharePoint 2010-Workflows können Sie einen Impersonierungsschritt hinzufügen, um als ein anderer Benutzer zu agieren. Diese Funktion ist in Workflows nicht ohne Weiteres verfügbar.

Diese Lücken werden kontinuierlich geschlossen, so dass die Ablösung jetzt mit gutem Gewissen angegangen werden kann.