Mit dem IOZ Veröffentlichungsworkflow lassen sich Metadaten aus Prozessen automatisch in Dokumente niederschreiben und diese abspeichern. An den Beispielen eines Kreditantrages oder dem Eintritt von neuen Mitarbeitenden wird deutlich, wie sich manuelle Arbeitsschritte damit automatisieren lassen.
Im Bereich der Prozessautomatisierung und der Verbesserung der Geschäftsprozesse sind Dokumente und deren Ablage (bspw. In Document Management Systemen DMS) äusserst essenziell. Deshalb ist der Publishing Workflow, welcher die Platzhalter eines Dokumentes mit dynamischen Daten aus einem Prozess oder aus einem Listeneintrag befüllt, die perfekte Lösung, um wichtigen Metadaten abschliessend in einem Dokument zu publizieren.
Die eigenentwickelte Lösung der IOZ, welche schon seit einigen Jahren bei Kunden produktiv im Einsatz ist, ist bereits in die Jahre gekommen und nicht mehr auf dem neusten Standard und immer schlechter kompatibel mit modernen Cloud-Umbegungen.
Daher haben wir eine neue Lösung entwickelt, den IOZ Publishing Workflow. Er erlaubt das vollständige Automatisieren von Veröffentlichungsworklows, an deren Ende fixfertig ausgefülle Dokumente generiert und abgelegt werden. Die Lösung ist kompatibel mit Microsoft Power Automate, mit Anwendungen aus dem Hause Nintex und mit Drittsoftware.
Unsere API kann eine Abfrage entgegennehmen und die Platzhalter mit Werten aus einem Listeneintrag (zum Beispiel ein Genehmigungsprozess mit einem Formular in SharePoint) befüllen und ein neues Dokument generieren. Das generierte Dokument wird dann wieder auf SharePoint abgespeichert. Diese Automatisierung kann in jeden Prozess integriert werden – sei dies ein DMS, HR-Prozess oder auch einen Kredit- oder Ferienantrag.
Für Unternehmen, welche bereits unsere Lösung in einer on-premise Umgebung hosten, kann die neue API genutzt werden, ohne die Platzhalter in den Dokumenten manuell ersetzen zu müssen, da die Platzhalter die identische Syntax aufweisen.
Das Vorteilhafte am neuen Publishing Workflow ist, dass die Lösung, falls diese in der Microsoft 365 Umgebung genutzt wird, vollständig bei der IOZ gehostet wird und keine zusätzlichen Lizenzkosten für Drittanbieter ausgegeben werden müssen. So werden keine Wartungskosten generiert und die SaaS (Software as a Service) generiert einen grossen Mehrwert bei überschaubarem Initialaufwand.
Bespiel 1: Automatisches Generieren von Dokumenten bei Kreditantrag
Auch der neue Publishing Workflow ist bereits produktiv im Einsatz. Das Unternehmen migrierte von seiner bisherigen on-Premise Lösung in die Cloud. Die Gelegeneheit wurde genutzt, um den Prozess des Kreditantrages zu digitalisieren und die Fähigkeiten des Publishing Workflows mit einzubinden. Ein Kreditantrag wird elektronisch eingereicht und durchläuft die nötigen Instanzen. Abhängig von der Summe und weiteren Parametern werden die Genehmigungen dann sequenziell ausgeführt. Sobald alle involvierten Personen genehmigen, wird der gesamte Verlauf und die Angaben zum Kreditantrag in ein Word-File geschrieben. Dadurch können beteiligte Mitarbeitende jederzeit einsehen, wer wann bewilligt hat.
Dem Veröffentlichungsworkflow ist es egal, in welchem Unternehmensbereich er agiert oder welche Daten er handhabt. Die Lösung kann für alle Geschäftsfälle ähnlicher Natur eingesetzt werden. Beispielsweise auch im HR-Bereich:
Beispiel 2: Automatisches Generieren von Dokumenten beim Eintritt von Mitarbeitenden
Der initiale Auslöser eines Workflows wäre hier ein Eintritt einer neuen Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Der Vorgesetzte oder die Personalabteilung füllt ein Formular mit Vor-und Nachnamen aus, inklusive allen weiteren benötigten Angaben für das Onboarding. Hier kann dann automatisiert ein Workflow hinterlegt werden, der zum Beispiel automatisch einen Active Directory-Benutzer erstellt und eine E-Mail an den Vorgesetzten sendet, dass alle relevanten Punkte bereits erledigt wurden. Als weiterer Schritt könnte denkbar sein, dass die Geschäftsleitung den Mitarbeitereintritt noch formell absegnen muss. Dies würde dann mit Hilfe einer Aufgabe und deren Genehmigung funktionieren. Am Ende des Prozesses wird dann ein finales PDF erstellt, welches alle Angaben und Lebensläufe, sowie die Korrespondenz mit der neu eingetretenen Person beinhaltet. Dies kann dann zum Beispiel automatisch in Sharepoint hinterlegt werden. Hier kommt dann der IOZ-Veröffentlichungsworkflow zum Zug. Dieser holt alle relevanten Daten aus dem Workflow und dem initialen Formular, erstellt dann das PDF und legt dieses ab. Das manuelle Zusammensuchen von Informationen und klassische Abfüllen von Word-Dokument entfällt. Die wertvollen HR-Ressourcen können dadurch geschont und für wichtigere Aufgaben mit mehr Wertschöpfung eingesetzt werden.
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