Copilot Lizenz Navigation | Productivity News 01.05.2025

Verschiedene Copilot „Versionen“

Es gibt zwar verschiedene Copiloten, aber nur einen Microsoft 365 Copilot. Im Microsoft 365 wird oft von Copilot gesprochen, was assoziiert, dass es einfach einen Copilot gibt, aber schaut man tiefer, gibt es quasi verschiedene „Versionen“, resp. Ausprägungen von Copilot, welche genutzt werden können. Der Begriff „Versionen“ ist eigentlich nicht ganz korrekt, aber man kann es sich so besser vorstellen und veranschaulichen, welche Möglichkeiten mit Copilot vorhanden sind. Die Microsoft 365 Startseite https://m365.cloud.microsoft/ oder https://microsoft365.com/ heisst ebenfalls Microsoft 365 Copilot, auch wenn der User über keine Copilot Lizenz verfügt. Die entsprechende Begrüssung „Willkommen bei Microsoft 365 Copilot“, wie auch die Copilot Icons könnten einem dazu verleiten, zu denken, man hat den „richtigen“ Copilot, was aber ein Irrtum ist. Nachfolgend sind die gängigsten Möglichkeiten aufgeführt, bei denen man auf den Copilot trifft:

Microsoft 365 Copilot Chat

Zum einen gibt es den Microsoft 365 Copilot Chat, welcher für alle M365 User kostenlos verfügbar ist, allerdings greift der Microsoft 365 Copilot Chat nicht auf die Unternehmensdaten in M365 zu und ist nicht in der M365 Apps wie Outlook, Teams, Word etc. integriert. Damit können Ergebnisse aus dem Web abgefragt werden, die Ergebnisse stammen von öffentlichen Websites.

Microsoft 365 Copilot

Andererseits haben wir DEN Microsoft 365 Copilot, dieser ist lizenzpflichtig, jeder User benötigt eine Lizenz, und er integriert sich vollumfänglich in die verschiedenen M365 Apps. Damit können Abfragen (Prompts) erstellt werden, welche Ergebnisse via Microsoft Graph aus den Unternehmensdaten in M365 zurückgeben. Wahlweise können zusätzlich auch Ergebnisse aus dem Web aktiviert werden.

Microsoft 365 Startseite

Die Microsoft 365 Startseite heisst in der Zwischenzeit Microsoft 365 Copilot und eine entsprechende Begrüssung wird angezeigt, zudem wird überall das Copilot Icon angezeigt. Die Copilot Chat-App kann auch direkt in der Suchbox aufgerufen werden. Alle M365 User haben Zugriff auf die Microsoft 365 Startseite. Trotzdem hat die Startseite in dem Sinn nichts mit der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot „Version“ zu tun.

Microsoft 365 Copilot Chat

Der Copilot Chat ist für alle in Microsoft Entra ID angemeldeten User mit einer Microsoft 365 Lizenz, ohne zusätzliche Kosten, nutzbar. Dabei handelt es sich um einen kostenlosen und sicheren KI-Chat, welcher auf dem GPT-4o Modell basiert. Der Copilot Chat bietet folgende Möglichkeiten:

+ Kostenlos nutzbar
+ Ein sicherer Chat, durch die Anmeldung an M365
+ Nutzt das GPT-4o Model
+ Zugriff auf Agents mit Pay-as-you-go
– Greift nicht auf die M365 Unternehmensdaten zu
– Integriert sich nicht in die M365 Apps wie Outlook, Teams, Word, etc.

Das entsprechende Schild-Icon signalisiert, dass der User in Microsoft 365 angemeldet ist und Microsoft Sorge zu den Daten trägt, vor allem auch, wenn eigene Dokumente für die Abfrage im Copilot Chat hochgeladen werden:

Im Copilot Chat können Informationen aus dem Web abgerufen werden. Aufgrund des Prompts erhalte ich direkt eine Antwort mit den Informationen inkl. Quellen-Angabe aus dem Web zurück:

Der Copilot Chat enthält einige nützliche Funktionen wie die Prompt Library oder mittels Bilder oder Datei hinzufügen können gleichwohl Unternehmensdaten abgefragt werden, diese müssen aber hier explizit hochgeladen werden und können nicht aus SharePoint ausgewählt werden:

Microsoft 365 Copilot

Der Microsoft 365 Copilot ist der lizenzierte Copilot „Version“, welcher auf die Unternehmensdaten zugreift, also z.B. auf die abgelegten Dokumente in SharePoint, und sich in die verschiedenen M365 Apps wie Outlook, Teams oder Word integriert. Microsoft 365 Copilot kann nach wie vor nur jährlich abonniert werden und kostet nicht ganz CHF 30.- pro User und Monat. Es können Agents erstellt und verwendet werden, welche dedizierte Daten enthalten. Im Gegensatz zum Microsoft 365 Copilot werden nur Ergebnisse von den vorausgewählten Daten angezeigt – quasi Chat Bot’s in Copilot. Anders als beim Copilot Chat kann nun auch direkt auf die Unternehmensdaten zugegriffen werden:

Bei Prompten wird nun direkt auf die Daten in M365 zugegriffen. Dabei erhält der angemeldete User nur Ergebnisse auf Dokumente, auf welche er auch berechtigt ist und die er direkt oder über Microsoft Search auffinden kann.

Microsoft 365 Copilot integriert sich in die M365 Apps und die Funktionen von Copilot können direkt genutzt werden. Dabei kann mittels Prompt der Copilot angewiesen werden, die Arbeit für mich zu erledigen:

Microsoft 365 Copilot Architektur und Funktionsweise

Der Microsoft 365 Copilot Architektur nutzt drei Hauptkomponenten:

• Microsoft Graph – Die M365 Daten inkl. Berechtigungen
• LLM (Large Language Model) – Zur „Übersetzung“ des Prompts und Generieren von Antworten auf Basis der von Microsoft Graph „gelieferten“ Daten
• Microsoft 365 Apps – Integration der Copilot Funktionen in die Apps

Die folgende Grafik (Quelle Microsoft) verdeutlicht dies mit wenigen Schritten:

– User greifen über ein Device (PC) auf die M365 Apps zu
– (1) User setzen einen Prompt ab oder rufen Microsoft 365 Copilot in den M365 Apps auf
– (2) Microsoft 365 Copilot greift via Microsoft Graph auf die M365 Daten zu (Grounding)
Wichtig: Microsoft Graph beachtet dabei die vorhanden Berechtigungen und liefert nur Ergebnisse auf Dokumente, auf die der User Zugriff hat.
– (3) Der Prompt wird an das LLM weitergesendet, welches im Kontext der Abfrage eine Antwort generiert
– (4) Copilot gibt die Antwort an die M365 App und den User zurück

Überblick Copilot

Die nachfolgende Grafik von Microsoft zeigt nochmals die Unterschiede zwischen Microsoft 365 Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot im Detail auf. Die Agents sind auch im Microsoft 365 Copilot Chat auf Consumption Basis verfügbar, sofern das Pay-as-you-go auf dem Tenant konfiguriert ist, um nutzungsbasiert abzurechnen. D.h. Bezahlung auf Nachfrage: Je mehr Anfragen, umso höher die Rechnung.

Nutzungsbasierte (PAYG) Bezahlung von SharePoint oder Copilot Agents ohne Lizenz

Was heisst nun genau Pay-as-you-go für Copilot Agents? Das heisst, dass keine fixen Lizenzen beschafft werden müssen, sondern Copilot Abfragen nutzungsbasiert bezahlt werden. Sprich, man bezahlt erst, wenn Copilot Agents verwendet werden. Pay-as-you-go muss auf dem M365 Tenant konfiguriert werden, danach können die User auch ohne Microsoft 365 Copilot Lizenz Agents erstellen und nutzen.

Mit Pay-as-you-go können User nach wie vor nicht alle Unternehmensdaten abfragen, ausser sie sind im Agent „hinterlegt“ und der angemeldete User hat Zugriff auf die Daten. Weiter integriert sich dadurch der Microsoft 365 Copilot auch nicht in die M365 Apps.

Bei Agents werden dedizierte Informationen abgefragt, z.B. von bestimmten SharePoint Sites oder spezifischen Dokumenten. Wie hier im Beispiel alle Informationen und Präsentationen zu verschiedenen Events:

Fazit

Aufgrund des Namings sowie der Announcements könnte man meinen, dass alle User Copilot nutzen können, was ja eigentlich auch korrekt ist, nur gibt es eben Unterschiede zwischen Microsoft 365 Copilot Chat und dem lizenzierten Microsoft 365 Copilot, welcher auf Unternehmensdaten zugreift, mit dem Agents erstellt und genutzt werden können und der sich in die M365 Apps integriert. Mit PAYG kann die Nutzung von Agents trotzdem für alle User auch ohne Microsoft 365 Copilot Lizenz aktiviert werden. Das verursacht allerdings nicht ganz einfach zu kalkulierende Kosten. Es ist aber wohl der way-to-go, um die KI allen bereitzustellen. Wie sich die Kosten verhalten, ist pro Unternehmen zu prüfen. Auch dafür stellt Microsoft immer mehr Control Systeme, Dashboards und Reports zur Verfügung.