Informationen mit SharePoint aggregieren

Mit Aggregieren ist das Anzeigen von Informationen auf anderen, oft „übergeordneten“ SharePoint Sites gemeint. Dies wird oft im Zusammenhang mit News verwendet, die auf verschiedenen Abteilungs-Sites erstellt und auf der Startseite angezeigt werden. Da die M365-Welt flach ist, können die Informationen unabhängig von logischen Hierarchien und Strukturen angezeigt werden. Dabei ist es auch möglich, den umgekehrten Weg zu gehen und gewünschte Informationen von der Startseite, aber auch anderen Abteilungs- oder Themensites untereinander anzuzeigen. In SharePoint werden dafür auch andere Begriffe wie Zusammenzug oder Rollup verwendet.

Im Beispiel der nachfolgenden Informationsarchitektur ist ersichtlich, dass Unternehmens-News auf der Startseite erstellt werden, das News Roll-up zeigt dann News von anderen Abteilungs- oder Themen-Sites an. Zudem werden Dokumente von der Themen-Site zusätzlich auf der Abteilungs-Site angezeigt. Dabei werden keine Kopien von Dokumenten erstellt, sondern es wird immer das Original-Dokument aus der Quelle referenziert und angezeigt.

Die abgelegten Informationen in SharePoint wie Dateien und Dokumente, News oder Elemente können mittels SharePoint Standard WebParts aggregiert werden. Die SharePoint WebParts können dabei auf beliebigen Seiten platziert und konfiguriert werden. Die Konfiguration der Quelle (Source) ist dabei frei, es können aber auch vordefinierte Quellen wie „All sites in the hub“ verwendet werden, um nur Informationen aus dem aktuellen HUB zu aggregieren, ohne die Quellen expliziter einzuschränken.

Die Anzeige wird dabei immer unter dem Kontext des angemeldeten Users ausgeführt. Damit werden nur immer Informationen angezeigt, auf die der angemeldete User Zugriff hat, es werden nie News oder Dokumenten angezeigt, auf die der angemeldete User keinen Zugriff hat.

Mittels den Standard WebParts Hervorgehobener Inhalt (Highlighted content) wie auch dem News WebPart lassen sich entsprechende Information aggregieren. Die Daten lassen sich dabei dynamisch anzeigen, sobald eine Information den Kriterien entspricht, wird sie im gewünschten WebPart angezeigt, ohne weitere Aktionen auszuführen. Die WebParts können alle abgelegten Informationen in SharePoint anzeigen und werden mittels Quelle und Filter so konfiguriert, dass nur der gewünschte Inhalt angezeigt wird.

Hervorgehobener Inhalt

Mit dem WebPart Hervorgehobener Inhalt lassen sich praktisch jegliche Inhalte, die in SharePoint angelegt wurden, anzeigen. Dies können News, Seite, verschiedenste Dokument-Typen oder Listeneinträge sein. Das WebPart enthält vordefinierte Einstellungsmöglichkeiten wie Quelle, Type, Filter, Sortierung und Visualisierung. Falls die Standard-Einstellungen nicht ausreichen, kann auch ein benutzerdefinierte Abfrage (Custom Query) mit einer noch gezielteren Konfiguration angewendet werden. Diese Konfiguration wird mit der „Search-Sprache“ KQL vorgenommen.

News

Das News WebPart ist spezialisiert auf News. Es werden nur News-Beiträge aus den vordefinierten Quellen angezeigt. Das News WebPart enthält für News optimierte Layout-Optionen, um die News visuell von anderen Inhalten abzuheben. Die Konfiguration erfolgt über vordefinierte Quellen und Einstellungsmöglichkeiten, allerdings ohne benutzerdefinierte Filterung.

Informationen können überall unabhängig von Strukturen und Sites auf Seiten aggregiert und zusammengezogen werden. Es können auch mehrere hervorgehobene Inhalte oder News WebParts kombiniert auf einer Seite eingefügt werden. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind dabei immer identisch, unabhängig der Seiten, auf welchen die WebParts eingesetzt werden sollen.

Die Standard WebParts stehen den Seiten-Bearbeitern auf SharePoint online zur Verfügung und können schnell und einfach eingesetzt und über die vorgegebenen Einstellungen konfiguriert werden.

Die Visualisierung der WebParts ist auf die bereitgestellte Standard-Auswahl beschränkt, eigene Visualisierungen oder Anpassen der Layouts ist zurzeit nicht möglich. Bis auf die Visualisierung bieten aber die vorhandenen Einstellungen viele Möglichkeiten, um die gewünschten Informationen zu aggregieren und anzuzeigen, v. a. mit der benutzerdefinierten Filterung im Hervorgehobener Inhalt WebPart oder der Nutzung von „Search Managed Properties“ kann die Auswahl sehr gezielt vorgenommen werden.