Office 365 für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern / Partnern

Die Wahl des richtigen Paketes

Sollen externe Personen / Partner auf die Plattform zugreifen können?
Wenn dies der Fall ist, eignen sich die E-Pakete besser. Denn nur bei den E-Paketen gibt es einen sogenannten PAP (Partner Access Plan). Damit können externe Partner kostenlos auf die SharePoint Online Plattform zugreifen. Die maximale Anzahl von externen Teilnehmern ist auf 10’000 Benutzer  beschränkt. In den  uns bekannten Fällen reicht dies jedoch völlig aus.

Windows Live ID erforderlich

Der Zugriff auf Ihre Plattform ist im Moment nur für andere Kunden von Office 365 möglich. Dabei spielt es keine Rolle ob ein Benutzer aus einem P- oder E-Plan Zugriff braucht. Hat der externe Teilnehmer kein Office 365 Konto, dann kann er mit seiner Windows Live ID darauf zugreifen.
Partner ohne Live ID können sich hier kostenlos registrieren: https://accountservices.passport.net/reg.srf?sl=1&lc=1031

Vorbereitungsarbeiten in der Administrationsoberfläche

1. Öffnen Sie den Administrationsbereich Ihrer SharePoint Online Plattform und rufen Sie die „Sitecollections“, „Websitesammlungen“ auf.
   Wählen Sie danach mittels „Setzen der Checkbox“ die Websitesammlung an, für welche Sie den Zugriff von externen Benutzern freischalten möchten und klicken Sie auf „Freigabe“:
   
2. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchen Sie die Freigabe der Websitesammlung konfigurieren müssen. Per Standard ist die 1. Option „Freigabe ausserhalb Ihrer Organisation nicht zulassen“ gesetzt.
   Wählen Sie nun bitte die 2. Option an “ Externe Benutzer zulassen, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren und sich als authentifizierte Benutzer anmelden.“:
   
   Mehr über diese 3 Stufen erfahren Sie hier:
   http://office.microsoft.com/de-ch/office365-sharepoint-online-enterprise-help/verwalten-externer-freigaben-fur-ihre-sharepoint-online-umgebung-HA102849864.aspx

SharePoint Websitesammlung freigeben

Nachdem Sie die oben genannte Konfiguration vorgenommen haben, ist Ihre SharePoint Websitesammlung bereit, mit externen Partner geteilt zu werden.
Gehen Sie dazu folgendermassen vor:

1. Öffnen Sie die Websitensammlung und klicken Sie rechts oben auf „Share“ oder „Freigeben“. Es wird sich ein neues Fenster öffnen, in welchen Sie die entsprechenden Angaben der externen Person eingeben müssen, welche Zugriff auf Ihre Umgebung erhalten soll.
   
   Sie können den Benutzer automatisch über den Zugriff auf die SharePoint Plattform informieren. Der externe Benutzer erhält dann eine E-Mail mit den Angaben der SharePoint Online Umgebung.

Fazit:
SharePoint Online eignet sich sehr gut für die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Die E-Pakete sind dazu allerdings besser geeignet. Wichtig ist, dass der externe Partner eine Windows Live ID besitzt. Sie müssen danach auf der Website-Sammlung die „Freigabe“ aktivieren und die gewünschte Websitesammlung noch den externen Benutzern freigeben.