Vertragsmanagementsystem evaluieren: diese 7 typischen Aspekte gilt es zu beachten (inkl. Video-Tutorial)

Bei der Evaluierung von Vertragsmanagementsystemen gibt es 7 typische Aspekte, die sie beachten sollten. Dieser Blogbeitrag stellt diese vor und zeigt anhand eines Videos, wie ein Vertragsmanagement mit SharePoint Online in der Praxis aussieht.

Die 7 typischen und wichtigen Aspekte eines Vertragsmanagementsystems sind

1. Wichtige Vertragsdaten wie Vertragsnummer und -details, Datum oder Vertragsparteien
2. Die Vertragsbedingungen und -klauseln
3. Die Vertragslaufzeit und eventuelle Verlängerungen oder Kündigungsfristen
4. Die geleisteten und noch ausstehenden Zahlungen
5. Die Vertragsdokumente und -anhänge, wie beispielsweise Leistungsbeschreibungen oder technische Pläne
6. Benachrichtigungen und Erinnerungen
7. Eine gute Suchfunktion
8. Videobeispiel eines Vertragsmanagements mit SharePoint Online

Wie ein solches Vertragsmanagementsystem mit SharePoint Online aufgebaut werden kann und wie es funktioniert, sehen Sie am Ende dieses Beitrages.

Die Vertragsnummer ist ein eindeutiger Identifikator für den Vertrag, der es ermöglicht, den Vertrag schnell und einfach zu finden und zu referenzieren. Die Vertragsdetails hingegen enthalten wichtige Informationen wie das Datum, an dem der Vertrag abgeschlossen wurde, und die Namen und Kontaktdaten der beteiligten Vertragsparteien.

Zudem sollte für alle Verträge klar sein, wer das Ownership hat. Entweder können Vertragsowner direkt als Personen in einem entsprechenden Metadatenfeld erfasst werden. Oder Ihre individuellen Prozesse sehen vor, dass Verträge an Abteilungen und Departemente zugeordnet sind. Welche Variante es auch immer ist, das Ownership muss in jedem Fall klar sein.

Diese Informationen müssen in einem guten Vertragsmanagementsystem als Metadatenfelder enthalten sein, um den Vertragsbestand danach zu filtern oder sortieren zu können. Es ist wichtig, diese Informationen zu verwalten, da sie für die Durchführung und Überwachung des Vertrags relevant sind. Sie dienen zudem als wichtiger Bezugspunkt, wenn es darum geht, mögliche Streitigkeiten oder Unklarheiten im Zusammenhang mit dem Vertrag zu klären.

Die Vertragsbedingungen und -klauseln sind ein weiterer wichtiger Bestandteil eines Vertrags, der von einem Vertragsmanagementsystem verwaltet werden sollte. Sie enthalten die spezifischen Bedingungen und Regeln, die die Vertragsparteien vereinbart haben und die für die Durchführung des Vertrags gelten.

Zu den Vertragsbedingungen gehören beispielsweise Regelungen zu den Leistungen und Pflichten der Vertragsparteien, zu den Zahlungsbedingungen und zu eventuellen Haftungsbeschränkungen. Die Vertragsklauseln hingegen enthalten spezielle Regelungen, die für bestimmte Aspekte des Vertrags gelten, beispielsweise für die Kündigung des Vertrags oder für den Fall von Streitigkeiten.

Es ist wichtig, diese Bedingungen und Klauseln zu verwalten, da sie die Grundlage für die Durchführung des Vertrags bilden und im Falle von Streitigkeiten oder Unklarheiten als Referenz herangezogen werden können. Ein gutes Vertragsmanagementsystem sollte daher Funktionen bereitstellen, um diese Bedingungen und Klauseln zu verwalten und schnell und einfach abrufen zu können.

Die Vertragslaufzeit und eventuelle Verlängerungen oder Kündigungsfristen sind weitere wichtige Aspekte eines Vertrags, die von einem Vertragsmanagementsystem verwaltet werden sollten. Die Vertragslaufzeit gibt an, wie lange der Vertrag gültig ist, bevor er automatisch endet oder verlängert wird.

In manchen Fällen können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Vertrag automatisch verlängert wird, wenn keine der beteiligten Parteien ihn kündigt. In anderen Fällen können bestimmte Kündigungsfristen festgelegt werden, die beachtet werden müssen, damit der Vertrag rechtzeitig gekündigt werden kann.

Diese Informationen müssen in einem Vertragsmanagementsystem verwaltet werden können, da sie für die Durchführung und Überwachung des Vertrags relevant sind. Ein gutes Vertragsmanagementsystem sollte daher Funktionen bereitstellen, um die Vertragslaufzeit und eventuelle Verlängerungen oder Kündigungsfristen zu verwalten und zu überwachen. Zudem sollten Benachrichtigungen und Erinnerungen bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass wichtige Fristen eingehalten werden.

Die geleisteten und noch ausstehenden Zahlungen sind ein wichtiger Aspekt eines Vertrags, der von einem Vertragsmanagementsystem verwaltet werden sollte. Diese Informationen betreffen die Zahlungen, die im Rahmen des Vertrags geleistet werden, beispielsweise die Zahlungen für erbrachte Leistungen oder die Zahlung von Rechnungen.

Es ist wichtig, diese Informationen zu verwalten, da sie für die Überwachung und Durchführung des Vertrags relevant sind. Ein gutes Vertragsmanagementsystem sollte daher Funktionen bereitstellen, um die geleisteten und noch ausstehenden Zahlungen zu verwalten und zu überwachen. Dazu können beispielsweise Zahlungserinnerungen oder -benachrichtigungen bereitgestellt werden.

Zudem sollte das System in der Lage sein, die Zahlungen zu dokumentieren und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen korrekt und rechtzeitig erfolgen. Dies kann auch im Falle von Streitigkeiten oder Unklarheiten hilfreich sein, da die Zahlungen dann als Beleg für die Erfüllung von Verpflichtungen dienen können.

Selbstredend sind die Vertragsdokumente und -anlagen teil eines jeden Vertragsmanagementsystems. Diese können in verschiedenen Formen in das Vertragsmanagementsystem eingebunden werden:

• Das Vertragsmanagementsystem enthält direkt eine gescannte Version des unterzeichneten Originalvertrages
• Das Vertragsmanagementsystem enthält einen Link auf das Dokument, welches an einem anderen Ort im IT-System Ihres Unternehmens abgelegt ist

Zu den Vertragsdokumenten und -anlagen gehören beispielsweise Leistungsbeschreibungen, die genau festlegen, welche Leistungen im Rahmen des Vertrags erbracht werden sollen. Auch technische Pläne, Zeichnungen oder andere Unterlagen, die für die Durchführung des Vertrags relevant sind, können als Anlagen zu einem Vertrag gehören.

Es ist wichtig, diese Dokumente und Anlagen zu verwalten, da sie für die Durchführung und Überwachung des Vertrags relevant sind. Ein gutes Vertragsmanagementsystem sollte daher Funktionen bereitstellen, um die Dokumente und Anlagen zu verwalten und schnell und einfach abrufen zu können. Zudem sollte das System in der Lage sein, die Dokumente und Anlagen zu bearbeiten und zu aktualisieren, falls erforderlich.

Um die Kontrolle über den Vertragsbestand und wichtige Termine zu behalten, muss ein gutes Vertragsmanagementsystem die Möglichkeit für Erinnerungen und Benachrichtigungen bieten.

Hier geht es beispielsweise darum, dass Verträge in einem regelmässigen Rhythmus geprüft werden können: Sind der Vertragsinhalt und die Rahmenbedingungen noch zeitgemäss? Ist die Vertragsbeziehung überhaupt noch nötig?

Idealerweise können die Erinnerungen und Benachrichtigungen an die Metadatenfelder geknüpft werden: Eine Benachrichtigung für das Review eines Vertrages wird dann direkt an den Owner des jeweiligen Vertrages gesendet.

Langes Suchen ist ein lästiger Zeitfresser. Es ist daher sehr wichtig, dass ein Vertragsmanagementsystem eine leistungsfähige Suche bietet. Via Namen der Vertragsparteien, Klassifizierung des Vertrages oder beliebigen anderen Informationen müssen relevante Suchresultate schnell zur Verfügung stehen.

Videobeispiel: Ein Vertragsmanagement mit SharePoint Online realisiert

Ein Vertragsmanagement auf Basis von SharePoint Online bietet mehrere Vorteile

• Erhalt eines schlanken und zielführenden Vertragsmanagements
• Frühzeitigs Erkennen kritischer Termine und Vertrags-Deadlines
• Übersicht über alle Verträge dank einer zentralen und strukturierten Ablage
• Indexierung Ihrer Verträge anhand frei konfigurierbarer Metadaten
• Möglichkeit zur Erweiterung und Anpassung der Lösung auf individuelle Bedürfnisse
• Volle Integration in Microsoft 365
• Lean IT: kein unnötiges Aufblasen Ihrer IT-Umgebung durch Spezialsoftware

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