aprentas setzt auf ein integriertes Managementsystem (IMS) mit IOZ
aprentas setzt gemeinsam mit IOZ auf ein integriertes Managementsystem (IMS), das Prozesse, Dokumentationen und Verantwortlichkeiten zentral in der bestehenden Microsoft-365-Umgebung bündelt. Dank der nahtlosen Integration in SharePoint und Teams profitieren die Mitarbeitenden von klaren Strukturen, reduzierten Suchzeiten und einem effizienten Zugriff auf alle relevanten Informationen im Arbeitsalltag.
aprentas zählt zu den führenden Ausbildungsverbünden der Schweiz und begleitet jährlich rund 500 Lernende auf ihrem Weg in naturwissenschaftliche, technische und kaufmännische Berufe. Gemeinsam mit zahlreichen Partnerunternehmen steht die Organisation für praxisnahe Bildung, Qualität und nachhaltige Nachwuchsförderung.
Ausgangslage
aprentas wollte ihre Prozesse und Dokumentationen strukturierter und zentral verfügbar machen. Informationen waren vorhanden, jedoch teilweise dezentral abgelegt und nicht durchgängig in den Arbeitsalltag integriert.
Gesucht wurde eine Lösung, die Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumente in einem integrierten Managementsystem (IMS) bündelt, direkt eingebettet in die bestehende Microsoft-365-Umgebung.
Umsetzung mit IOZ Process
Gemeinsam mit IOZ realisierte aprentas ein integriertes Managementsystem auf Basis von SharePoint Online und IOZ Process.
IOZ Process bildet Prozesse strukturiert ab, verknüpft diese mit relevanten Dokumenten und definiert klare Rollen wie Prozesseigner oder Systemverantwortliche. Mitarbeitende greifen direkt aus Microsoft Teams oder SharePoint auf Prozesslandkarten, Arbeitsanweisungen und freigegebene Inhalte zu, ohne Systemwechsel.
Ein zentrales Element war zudem der Aufbau eines strukturierten Vertragsmanagements, das organisatorisch klar verankert und technisch sauber integriert wurde.
Organisation und Verankerung
Neben der technischen Implementierung lag ein wesentlicher Fokus auf der Governance:
- Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
- klare Pflegeprozesse für Inhalte
- strukturierte Systemverantwortung
So wurde sichergestellt, dass das IMS nicht nur eingeführt, sondern langfristig betrieben und weiterentwickelt werden kann.
Die Zusammenarbeit war geprägt von offener Kommunikation und gegenseitigem Verständnis – auch in Phasen unterschiedlicher Verfügbarkeit.
Mehrwert für aprentas
Mit dem neuen integrierten Managementsystem profitiert aprentas heute von:
- zentral verfügbaren Prozessen und Dokumentationen
- klar geregelten Verantwortlichkeiten
- reduzierten Suchzeiten
- nahtloser Integration in den bestehenden Microsoft-365-Arbeitsplatz
Das IMS schafft Transparenz, erhöht die Effizienz im Alltag und bildet eine nachhaltige Grundlage für die Weiterentwicklung der Organisationsprozesse.
"Mit der neuen SharePoint-basierten Integrierten Management System (IMS) -Lösung haben wir ein modernes Dokumentenmanagement etabliert, das die funktionsübergreifende Zusammenarbeit stärkt und Transparenz steigert. Ein schneller Zugriff auf alle relevanten Inhalte sowie klar strukturierte Prozessdokumente ermöglichen es allen Mitarbeitenden, von einer benutzerfreundlichen und stets aktuellen Prozesslandschaft als zuverlässige Orientierung zu profitieren.
aprentas sichert damit die Qualität in der Bildungsorganisation weiterhin nachhaltig ab und erfüllt als nach ISO 21001 zertifizierte Organisation die entsprechenden Anforderungen. Ein weiterer Meilenstein ist der Aufbau und erfolgreiche Implementierung des Vertragsmanagement (CLM) auf SharePoint – so sind nun unsere Verträge strukturiert, nachvollziehbar und effizient gesteuert. Ein entscheidender Erfolgsfaktor bei beiden Projekten war die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit IOZ: in regelmässigen Jour-fixe-Terminen wurden unsere Bedürfnisse abgeholt und umgesetzt sowie nachhaltige Lösungen entwickelt. Wir schätzen die kompetente, lösungsorientierte Begleitung sehr und freuen uns, IOZ auch für kommende Projekte als Partner zu haben."
Michèle Rickenbacher
Spezialistin Angebotsentwicklung & QM
