Klare Strukturen für moderne Zusammenarbeit in der WG Treffpunkt
Die WG Treffpunkt ist ein Schweizer Sozialunternehmen mit Sitz in Olten, das seit 2004 Kinder, Jugendliche und Erwachsene in herausfordernden Lebenssituationen begleitet und unterstützt. Mit vielfältigen Angeboten in den Bereichen Wohnen, Arbeiten und berufliche Integration schafft die Organisation neue Perspektiven und fördert die persönliche Entwicklung sowie die Selbstständigkeit der Menschen. Dabei stehen individuelle Förderung, Wertschätzung und gesellschaftliche Teilhabe im Mittelpunkt.
Gewachsene Strukturen und neue Herausforderungen
Als Sozialunternehmen arbeitet die WG Treffpunkt über unterschiedliche Bereiche, Standorte und Fachgruppen hinweg. Mit der Zeit war in Microsoft 365 eine vielfältige, aber unterschiedlich strukturierte Umgebung entstanden. Informationen, Dokumente und Teams-Arbeitsräume waren vorhanden, doch einheitliche Regeln, klare Zuständigkeiten und ein zentraler Einstieg fehlten teilweise.
Dabei ging es um mehr als die Einführung einer neuen Software. Die bestehende Datei- und Ordnerlogik wurde gemeinsam in eine nachhaltige Prozessstruktur überführt. IOZ Process unterstützt heute die strukturierte Verwaltung der Prozessdokumentation mit definierten Genehmigungsprozessen, Wiedervorlagen, Archivierung und Berechtigungen.
Ein durchdachtes Konzept für moderne Zusammenarbeit
Gemeinsam mit IOZ wurde zunächst die bestehende Microsoft-365-Umgebung analysiert. Auf dieser Grundlage entstand ein Gesamtkonzept, das interne Kommunikation und Zusammenarbeit verbindet: Ein modernes SharePoint-Intranet stellt News und relevante Informationen zentral bereit und ist direkt in Microsoft Teams integriert. Gleichzeitig wurde die gewachsene Teams-Umgebung neu strukturiert. Definierte Teamtypen, Namenskonventionen, Verantwortlichkeiten sowie geregelte Prozesse für Erstellung, Freigabe und Lifecycle sorgen für Orientierung und reduzieren künftigen Wildwuchs.
Gemeinsam umgesetzt – nachhaltig im Arbeitsalltag verankert
Die technische Lösung wurde durch Migrationen, Ticketformulare, Schulungen, Hilfsmittel und Expert Sessions ergänzt. Damit entstand nicht nur eine neue Plattform, sondern eine tragfähige Grundlage für die tägliche Zusammenarbeit. Das Projektteam der WG Treffpunkt wurde über eine klare Timeline in die Umsetzung einbezogen. Die internen Schulungen vermittelten den Mitarbeitenden die notwendigen Kenntnisse für die tägliche Arbeit. Das Ergebnis ist eine moderne Arbeitsumgebung, die Information, Kommunikation und Zusammenarbeit übersichtlich zusammenführt.
«IOZ hat uns den nötigen frischen Aufwind, klare Strukturen und wertvolle Impulse für die Zukunft gegeben. Dank der strukturierten Begleitung ist unsere Kommunikation heute klarer, unser Auftritt moderner und die Zusammenarbeit im Team deutlich besser abgestimmt.»
Deborah Schenker
Geschäftsführerin
