Es wird Zeit für ein modernes SharePoint Intranet!

SharePoint Intranet – von Classic zu modern

Sieht dein Intranet so aus?

oder so….?

Dann wird es höchste Zeit, dein SharePoint Intranet zu modernisieren!

Die SharePoint classic Seite (wie im Bild oben) wurde zu Anfangszeit von Microsoft bereitgestellt, kennt man von der Gestaltung her auch aus SharePoint On-Premises. In der Zwischenzeit stellt Microsoft uns die moderne Experience (Erfahrung) bereit, mit welcher die Seitengestaltung vereinfacht und modernisiert wurde. So können Seiten, ähnlich wie im CMS (Content Management System), einfach und schnell mit Inhalten ausgestaltet werden. Die moderne Experience enthält zudem Funktionen, welche auf classic gar nicht zur Verfügung stehen u.a. die SharePoint App Bar, die SharePoint Global Navigation, Designideen, Integration des Microsoft 365 Copilot oder der Connections App, mit welcher das SharePoint Intranet in Teams bereitgestellt werden kann. Die SharePoint classic Experience wird seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt, alles neue ist seit Jahren nur für moderne Seiten verfügbar.

Moderne Seitengestaltung

Seitenvorlagen

Für die Erstellung von neuen Seiten können eigene Seitenvorlagen angelegt werden, damit Inhalte mit gleichem Charakter auch immer gleich oder ähnlich aussehen. Oder es werden von Microsoft bereitgestellte Seitenvorlagen verwendet, damit man mit der Gestaltung nicht bei Null beginnen muss.

Seiten-Abschnitte

Für die Gestaltung der Seiten werden Abschnitte verwendet, um so die Aufteilung der Seite optimal auf den Inhalt abzustimmen.

Als Inspiration und zur Veranschaulichung der Möglichkeiten in den Abschnitten können vordefinierte Abschnittsvorlagen verwendet werden. Diese können einfach eingefügt und der Inhalt angepasst und der Abschnitt umgestaltet werden.

SharePoint WebParts

Um Inhalte einzufügen, werden in SharePoint sogenannte WebParts verwendet. Dies kann ein einfaches Text- oder Bild-WebPart sein, um Inhalte direkt zu verfassen, oder ein Dokumentenbibliothek-, Listen- oder Nachrichten-WebPart sein, um spezifische SharePoint Inhalte, die bereits auf SharePoint vorhanden sind, anzuzeigen oder zu aggregieren, also z.B. News, welche auf verschiedenen SharePoint Sites pro Bereich angelegt werden, auf der Startseite anzuzeigen. Die Anordnung der WebParts kann mit Drag-and-Drop innerhalb des gewählten Abschnitts verändert werden.

WebParts enthalten ein entsprechendes WebPart-Eigenschaften-Panel, um mögliche Funktionen schnell und einfach einzusetzen. Bilder können direkt per Drag-and-Drop im Inhalt eingefügt werden.

Designideen

Falls einer Seite Text und Bilder eingefügt werden, kümmert sich SharePoint um deren Gestaltung und die automatisch generierten Designideen können über das Bearbeitungs-Panel aufgerufen und – bei Gefallen – eingefügt und direkt genutzt werden.

Seiten treffen auf SharePoint Funktionen

Auf Seiten können weitere SharePoint- wie auch CMS-typische Funktionen verwendet werden: U.a. der Versionsverlauf; Seitendetails, um Eigenschaften zu pflegen; Berechtigungen setzen; Entwürfe erstellen und speichern; Veröffentlichung von Seiten; die Integration von Power Automate Flows; Kommentare; Likes; Seiten mehrsprachig erstellen; Zeitplanung der Seiten-Veröffentlichung; definiertes Vorschaubild; Co-Authoring für die gemeinsame Bearbeitung oder die Seite mit dem Barrierefreiheits-Assistent prüfen.

SharePoint Global Navigation

In SharePoint kann eine Communication Site als Home Site (Intranet Startseite) verwendet werden. Auf dieser Home Site wird die Navigation erstellt und als SharePoint Global Navigation konfiguriert. SharePoint Global Navigation heisst, dass sich diese Navigation links in der SharePoint App Bar einfügt (Häuschen Symbol) – in der Connections App, wie auch auf der Microsoft Teams Mobile App. Meistens wird direkt die SharePoint Intranet Startseite als Home Site verwendet. Dies vereinfacht die Struktur und Experience für die User.

Die Global Navigation wird auch als HUB Navigation verwendet. D.h. alle Sites, die der Home Site „zugewiesen“ sind, enthalten automatisch die selbe Navigation oder dasselbe Theme (Design; Farbschema).

SharePoint App Bar

Die SharePoint App Bar integriert sich automatisch auf alle modernen SharePoint Sites, unabhängig, ob sie einem HUB zugewiesen sind oder nicht. Beispielsweise gelangt man von einem Microsoft Teams auf die SharePoint Site, diese ist vielleicht nicht an einen HUB zugewiesen, über die SharePoint App Bar können User aber immer auf die Globale Navigation (1) und ins Intranet navigieren. Auch die Connections App (2) hat in der Zwischenzeit Platz in der SharePoint App Bar gefunden, sodass darüber direkt die Intranet Startseite geöffnet werden kann.

Das Intranet in Microsoft Teams

Falls lieber direkt über Microsoft Teams auch die SharePoint Intranet Inhalte bereitgestellt werden soll, kann die Connections App aufgerufen werden. Darüber kann einerseits auf das Intranet, andererseits direkt auf die in SharePoint konfigurierte Global Navigation zugegriffen werden. Und dies ohne dass Teams verlassen werden muss.

In bestehenden M365 Lizenzen mit dabei

Und das Beste? Die modern Experience, wie auch die Global Navigation und Connections App, sind in den bestehenden M365 Lizenzen inkludiert, wenn mindestens SharePoint lizenziert ist. Und das ist bereits ab einer Microsoft 365 Business Basic Lizenz der Fall.

Auf was also warten? Die Technologie steht bereit, sie muss nur noch eingesetzt werden.