FAQ Webpart in SharePoint

SharePoint bietet standardmässig ein FAQ-Webpart (FAQ = Frequently Asked Questions), mit dem Fragen und Antworten auf SharePoint-Seiten dargestellt werden können. Dieses ist künftig für alle verfügbar, auch ohne Copilot-Lizenz. Bisher konnte das FAQ-Webpart nur im Zusammenhang mit der KI-Generierung und mit einer Copilot-Lizenz hinzugefügt und bearbeitet werden. Neu kann das Webpart auch ohne Copilot von allen SharePoint-Autoren verwendet werden. Zusätzlich können User mit einer Copilot-Lizenz die FAQs KI-basiert mit Inhalten befüllen.

Nutzung des FAQ-Webparts

Das Hinzufügen des SharePoint-FAQ-Webparts war bisher Usern mit einer Copilot-Lizenz vorbehalten. Das Webpart wird nun angepasst (voraussichtlich Anfang November 2026), sodass es von allen SharePoint-Autoren auf SharePoint-Seiten hinzugefügt und bearbeitet werden kann. Mit einer Copilot-Lizenz können FAQs automatisch generiert werden. Alle berechtigten User können die Inhalte des Webparts anzeigen, unabhängig davon, ob sie eine Copilot-Lizenz besitzen oder nicht. Damit lassen sich FAQs auf beliebigen SharePoint-Seiten, unter anderem auch in Newsbeiträgen, einfügen und gestalten. FAQs werden gerne genutzt, um Usern die wichtigsten Fragen und Antworten direkt auf SharePoint-Seiten darzustellen.

Die Änderung und die neue Funktion werden voraussichtlich ab Ende Oktober bis Anfang oder Mitte November 2026 ausgerollt. Danach stehen sie in allen SharePoint-Umgebungen zur Verfügung.

FAQ-Webpart hinzufügen

Über die SharePoint-Toolbox kann das FAQ-Webpart gesucht und hinzugefügt werden.

Die Kategorien, Fragen und Antworten können anschliessend manuell in die vorgegebene Struktur des FAQ-Webparts eingetragen werden. Die Kategorien sind sinnvoll, um viele Fragen und Antworten zu strukturieren und für die User übersichtlicher darzustellen.

Die Autoren können die Inhalte später bearbeiten oder neue Inhalte hinzufügen.

Mit einer Copilot-Lizenz im Vorteil

Wer eine Copilot-Lizenz (Premium) besitzt, ist jedoch nach wie vor im Vorteil. Mit der Copilot-Lizenz lassen sich die Inhalte des FAQ-Webparts automatisch mittels KI generieren. Bestehende Dokumente können als Verweise angegeben werden. Aus diesen werden dann automatisch die Kategorien, Fragen und Antworten generiert. Dazu wird das FAQ-Webpart eingefügt und die entsprechende Option aktiviert, um die Verweise hinzuzufügen und den Zweck zu definieren.

Nach jedem Schritt ist es möglich, manuell einzugreifen und die vorhandenen, KI-generierten Informationen zu übernehmen oder zu überschreiben.

Als Erstes werden die Kategorien generiert:

Danach können die Fragen entworfen werden:

Und zu guter Letzt können die Antworten generiert werden:

Nun steht das Webpart mit den generierten Inhalten zur Verfügung. Auch jetzt ist es möglich, Kategorien, Fragen oder Antworten anzupassen, falls eine Formulierung nicht passend ist. Mit Behalten werden die Inhalte ins Webpart übernommen. Die Inhalte können auch später jederzeit bearbeitet werden.

Webpart Layout-Einstellungen

Für das Webpart stehen einige wenige Einstellungen zur Verfügung, mit denen dessen Layout beeinflusst werden kann.

Die Option Frage übermitteln ermöglicht es, am Ende des FAQ-Webparts auf fehlende Informationen hinzuweisen. Dadurch können fehlende Fragen und Antworten direkt an den Autor der Seite gemeldet werden.

Fazit

Das FAQ-Webpart ist eine sinnvolle Ergänzung für SharePoint-Seiten, mit der wichtige und häufig nachgefragte Informationen für User bereitgestellt werden können. Mit einer Copilot-Lizenz ist man jedoch klar im Vorteil: Auf Basis vorhandener Dokumente lassen sich in kurzer Zeit umfassende FAQs erstellen.