Productivity News vom 01.01.2023: Mitarbeiterkommunikation mit der ahead Mitarbeiter App

Dieser Beitrag stellt die ahead Mitarbeiter App vor. Anhand von 6 Hauptanforderungen wird aufgezeigt, wie mit der App wirkungsvoll an alle Mitarbeitende eines Unternehmens kommuniziert werden kann. Funktionalität und eine moderne User Experience sorgen dafür, dass die App gerne genutzt wird.

Inhalt dieses Blogbeitrages

• Die Mitarbeiter App von ahead in Kürze
• Der grosse Wandel – und wie er sich auf Intranets und Mitarbeiter Apps auswirkt
• 1. Hauptanforderung: Bereitstellen des Unternehmenskompass (Vision, Mission, Werte und Ziele)
• 2. Hauptanforderung: Posting von Newsbeiträgen
• 3. Hauptanforderung: mit moderner UX und im Firmenbranding daherkommen
• 4. Hauptanforderung: eine leistungsfähige Suche
• 5. Hauptanforderung: Interaktivität bieten
• 6. Hauptanforderung: Bereitstellen von statischen Informationen aus HR, IT, Tools und Links
• Über die ahead AG

Management Summary: Die Mitarbeiter App von ahead in Kürze

«ahead» ist eine Employee App, welche von der ahead AG in Bern entwickelt und betrieben wird. Sie bietet alle gängigen Funktionalitäten, welche für das wirkungsvolle Kommunizieren von Informationen an das gesamte Unternehmen benötigt werden. Mit der ahead Mitarbeiter App werden alle Mitarbeitenden erreicht; auch jene ohne Desktop-Arbeitsplatz. Der Unternehmenskompass mit der Vision, der Mission und den Werten ist prominent in der App vertreten und Kommunikationsakte können direkt an den Kompass geknüpft werden.

Dadurch trägt die App einer besser Mitarbeiterbindung und einer verstärkten Identifikation mit dem «Purpose» des eigenen Unternehmens bei. Aktuelle Entwicklungen am Arbeitsmarkt zeigen, dass Menschen heute mehr von ihrer Arbeit verlangen als nur Lohn, Ferien und ein Firmenwagen.

Der grosse Wandel – und wie er sich auf Intranets und Mitarbeiter Apps auswirkt

Weil der Arbeitsmarkt sich in einem grossen Wandel befindet. Dieser Wandel ist messbar. Die beiden Marktforschungsunternehmen McKinsey und Gartner haben Studien durchgeführt, in welchen dieser Wandel sichtbar wurde.

McKinsey’s «The great attrition»

«The Great Attrition» oder «The Big Quit» bezeichnet ein Phänomen in den USA, bei dem allein zwischen April und September 2021 über 19 Millionen Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz verlassen haben. Laut der Studie von McKinsey werden 40% der Arbeitnehmenden innerhalb der nächsten drei bis sechs Monaten kündigen. Die Unternehmen sind weitgehend ratlos, wie sie diesen Trend stoppen können, vor allem wenn schnelle Lösungen wie Gehaltserhöhungen nicht greifen.

52% der befragten sagten aus, dass sie sich von den Vorgesetzten nicht wertgeschätzt fühlten. 51% sagten aus, dass sie am Arbeitsplatz kein Gefühl der Zugehörigkeit verspürten.

Hier stossen wir auf zwei «weiche» Kriterien Wertschätzung und Zugehörigkeit, welche überhaupt nicht zu all den klassischen harten Leistungskennzahlen passen.

Arbeit muss sinnstiftend sein

Zusätzlich zu den «harten» Benefits einer Anstellung wie der Entlöhnung, der Anzahl Ferienwochen und den weiteren Vorteilen verlangen Arbeitnehmende heute auch «weiche» Bedingungen. Die Arbeit muss sinnstiftend sein und zu den eigenen Werten passen.

Arbeit ist nicht mehr länger einfach etwas, was Menschen notwendigerweise verrichten. Mehr und mehr wird der Anspruch an die eigene Arbeit erhoben, dass sie sich passend in das «Portfolio» des eigenen Lebenswerks einfügen muss. Besonders die jüngeren Generationen sind nicht bereit, 8 Stunden täglich hinzugeben an eine Tätigkeit, die nicht mit den eigenen Werten übereinstimmt.

Die Konsequenz: für die moderne Mitarbeiterkommunikation reicht das Social Intranet nicht mehr aus

Um ca. 2010 herum hatten sich Intranets zu «Social Intranets» weiterentwickelt. Sie boten bereits Interaktionen und von User generierte Inhalte, waren aber noch in der alten on premise-Welt verankert. Es war ein weiterer Entwicklungsschritt nötig, um den veränderten Anforderungen gerecht werden zu können:

• Alle Mitarbeitenden müssen an die Kommunikationsflüsse angebunden werden, auch jene ohne Desktop-Arbeitsplatz. Diese enden sonst in der «Isolation» und werden vom Purpose des Unternehmens abgekoppelt
• Die Kommunikation braucht ein eigenes wirkungsvolles Werkzeug, welches aber gleichzeitig angebunden ist an die Arbeitsplatz-Plattform des Unternehmens
• Die App muss in eine state-of-the-art User Experience bieten, welche allen anderen Consumer-Apps auf den Smartphones in nichts nachsteht. Nur so wird die App in der täglichen Anwendung florieren
• Die App braucht moderne Funktionalitäten, mit welchen sich die Kommunikation und die Mission, Vision und die Werte des Unternehmens in einen echten Bezug zueinander bringen lassen
• Die Mitarbeiter App ist logischerweise cloudbasiert und mobile-first konzipiert

6 Hauptanforderungen an Mitarbeiter Apps

1. Hauptanforderung: Bereitstellen des Unternehmenskompass (Vision, Mission, Werte und Ziele)

Der Unternehmenskompass beinhaltet die Vision, die Mission, die Werte und die Ziele des Unternehmens

• Eine Unternehmensmission ist eine Aussage darüber, was das Unternehmen tut, wofür es steht und welchen Nutzen es für seine Kunden, Mitarbeiter und die Gesellschaft bietet. Sie beschreibt das Unternehmensziel und den Grund, warum das Unternehmen existiert.

• Eine Unternehmensvision hingegen ist eine Aussage darüber, wie das Unternehmen in der Zukunft aussehen soll und welche Ziele es erreichen möchte.

• Unternehmenswerte sind die grundlegenden Überzeugungen und Prinzipien, die ein Unternehmen leiten und die seine Entscheidungen und Handlungen beeinflussen. Sie beschreiben, was das Unternehmen für wichtig hält und welche Einstellungen und Verhaltensweisen es von seinen Mitarbeitern erwartet.

• Die Unternehmensziele sind die konkreten Ziele, die eine Firma erreichen will. Damit sie mess- und nachvollziehbar sind, müssen Ziele «smart» definiert sein.

Umsetzung des Unternehmenskompass in der ahead Mitarabeiter App

Auf der Startseite hat der Unternehmenskompass einen festen Platz. Mit nur einem Klick kann er aufgerufen werden und ist für sämtliche Mitarbeitenden jederzeit zugänglich. In übersichtlichen Kacheln können die Elemente betitelt und mit kurzen Beschreibungstexten versehen werden. Der Kompass ist an vorderster Front in die tägliche Kommunikation eingebunden.

Hier wird der Zeitenwandel sichtbar: Früher wurden Vision, Mission und Werte auf Strategiepapieren niedergeschrieben, welche dann in Bundesordnern abgelegt und für Jahre im Schrank verschwanden. Moderne Unternehmen haben verstanden, dass der Unternehmenskompass ein immer wichtigeres Instrument für Mitarbeitende ist. Darum

2. Hauptanforderung: Posting von Newsbeiträgen

Auf der Startseite der ahead Mitarbeiter App wird ein Newsfeed bereitgestellt mit den neusten Beiträgen in chronologischer Reihenfolge. Wichtige Beiträge lassen sich ganz oben am Feed fixieren. Diese werden optisch von den anderen Beiträgen hervorgehoben.

Newserfassung und granulare Publikationssteuerung

In der ahead Mitarbeiter App lässt sich die Publikation von Newsbeiträgen detailliert steuern:

• Sofortige Publikation oder eingeplante Publikation zum vordefinierten Datum
• Ausrichtung der News auf bestimmte Zielgruppen, damit nur diese den Beitrag sehen und alle anderen nicht
• Steuerung der Notification: als Mitteilung in der App oder via E-Mail
• Zuweisen der News in einen bestimmten Kanal wie beispielsweise Geschäftsleitung, Finanzen, Human Ressources oder Informatik
• Möglichkeit zum Anpinnen des Beitrages an oberster Stelle im Newsfeed
• Lesepflicht ein- oder ausschalten
• Verbinden der News mit Elementen aus dem Unternehmenskompass

3. Hauptanforderung: moderne User Experience im Firmenbranding bieten

Damit die Mitarbeitende die App gerne öffnen und regelmässig draufschauen, muss diese in einem modernen look and feel daherkommen:

• Übersichtliches Design, in welchem man sich schnell zurechtfindet
• Selbsterklärende Navigations- und Steuerungselemente
• Keine überladene Gestaltung, Weissraum für das Auge
• Anpassung an das eigene Firmenbranding

4. Hauptanforderung: eine leistungsfähige Suche haben

Leistungsfähig heisst, dass die Suche in Echtzeit brauchbare Resultate. Vernichtend wäre, wenn sich die Suche nur auf das «Silo» der Mitarbeiter App beschränken würde. Im nachfolgenden Screenshot ist zu sehen, dass die ahead Mitarbeiter App Suchresultate auch aus SharePoint Online anzeigt.

Die App ist an die Arbeitsplatz-Plattform des gesamten Unternehmens gekoppelt und kann relevante Ergebnisse liefern.

5. Hauptanforderung: Interaktivität bieten

Echtzeit-Einblicke gewähren mit Stories

Das Posten von Stories wurde in WhatsApp, Instagram, etc. in den vergangenen Jahren zur Normalität. Um dem Anspruch von Modernität wirklich gerecht werden zu können, bietet auch die ahead Mitarbeiter App die Stories-Funktion. Stories werden auf der Startseite noch über dem Newsfeed angezeigt. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, über das gesamte Unternehmen hinweg authentische Einblicke gewähren zu können.

Stories können in der ahead Mitarbeiter App mit Titeln, Texten, Bildern, Videos und Gedanken angereichert und gestaltet werden. Auch hier ist es wieder möglich, die Kommunikation direkt an den Unternehmenskompass zu knüpfen.

Stories bleiben 4 Tage online und verschwinden dann wieder.

Auf Beiträge reagieren mit Likes und Reactions

Auf Stories und Newsbeiträge kann die ganze Belegschaft reagieren mit Likes oder anderen Reactions.

Kommentieren und Leute taggen

In der Kommentarspalte können Mitarbeitende kommentieren und dazu auch andere Personen taggen. Diese erhalten eine Benachrichtigung.

6. Hauptanforderung: Bereitstellen von statischen Informationen aus HR, IT, Tools und Links

Zu statischen Informationen gehören beispielsweise:

• Links auf Ablage mit Vorgabedokumenten und Reglementen
• Links auf das QM-System mit den Unternehmensprozessen
• Zugang zu den Team-Sites wie HR oder IT
• Bereitstellen von Zugängen zu häufig gebrauchten Antragsformularen
• Zugänge zu anderen Business-Tools wie bspw. dem Vertragsmanagement

In der ahead Mitarbeiter App lassen sich solche statischen Informationen schnell und einfach via der Navigation bereitstellen.

Über die ahead AG

Die ahead AG wurde im März 2020 als Spin-off der iSolutions AG gegründet und hat seinen Sitz in Bern. Im Dezember 2022 arbeiten 13 Personen beim Unternehmen. Zum Kundenportfolio zählen namhafte Schweizer Unternehmen wie beispielsweise Läderach, Vebego und Rivella.

IOZ ist als Vertriebspartnerin der ahead AG tätig und schlägt die ahead Mitarbeiter App in den eigenen Kundenprojekten vor, wenn wir einen guten «Fit» dafür erkennen.