Inotec ist ein mittelständisches Unternehmen, welches innovative Not- und Sicherheitsbeleuchtung eintwickelt. Angefangen bei statischer Notbeleuchtung über vereinfachte Installation durch Joker-Technik und BUS-Systeme bis hin zu neuen Fluchtwegkonzepten, wie der intelligent dynamischen Fluchtweglenkung. Die grünen Notausgangsschilder von Inotec sind in den Gebäuden omnipräsent.
Innovationsgeist in der Produktentwicklung und in der Digitalisierung
Mit der Silbe «Ino» hat sich die Inotec Sicherheitstechnik Schweiz AG die wichtigste Grundhaltung des Unternehmens sogar in den Firmennamen «eingebrannt»: Innovation. So hat Inotec unter anderem die Joker-Technologie entwickelt und patentiert, welche einen Mischbetrieb von Dauerlicht, Bereitschaftslicht und geschaltetem Dauerlicht ermöglicht.
Dass sich Innovation in der Unternehmenskultur festgesetzt hat, spürt man auch im IT-Bereich: Die Inotec Sicherheitstechnik Schweiz AG modernisiert und digitalisiert die eigene Infrastruktur mit viel Entschlossenheit und hat dabei keine Berührungsängste vor den neusten Cloud-Technologien aus Microsoft 365. Das KMU hat zusammen mit IOZ eine vielfältige Produktivitätsplattform auf Basis von M365 realisiert:
«Es ist wirklich eine Freude mit der IOZ zusammenarbeiten zu dürfen. Die Surseer haben wirklich ein sehr angenehmes, aufgestelltes, freundliches sowie aber auch kompetentes Team aufgebaut.»
Marco Pitocchi
Leiter ICT-Infrastruktur
Mitglied der Geschäftsleitung
Inotec Sicherheitstechnik Schweiz AG
Intranet-Plattform mit News, Personaldossiers, QM und Workflows - direkt in Microsoft Teams eingebunden
Aufbau der Intranet-Startseite
- Gesammelte Abteilungsnews auf der Intranet-Homeseite: Die Abteilungen wie bspw. das Personal, Marketing oder auch die Informatik erfassen kontinuierlich Newsmeldungen. Alle diese Meldungen werden in gesammelter Form direkt auf der Homeseite des Inotec-Intranets publiziert. Wichtige Informationen können dadurch schnell an die Mitarbeitenden weitergereicht werden.
- Informationen des Produktmanagements als separater Newsbereich auf der Intranet-Homeseite: Da bei der Inotec mit einer grossen Zahl an Produkten gearbeitet wird, hat das Produktmanagement einen eigenen Newsbereich auf der Intranet-Startseite. Bei Änderungen, Lieferunterbrüchen, Neuerungen, etc. kann auf diese Weise rasch informiert werden.
- Rollenbezogene Personaldossiers: Direkt auf der Intranet-Startseite können sämtliche Mitarbeitende auf die Personaldossiers abspringen. Entsprechend der eigenen Rolle sind jedoch nur das eigene Dossier, wie auch jene des eigenen Teams sichtbar. Alle anderen Dossiers sind verborgen. Das HR-Fachpersonal hat Vollzugriff und sieht alle Dossiers.
- Verlinkung auf das QM-System: Das Qualitätsmanagement mit den Prozessdokumentationen ist ebenfalls auf SharePoint Online aufgebaut und von der Intranet-Startseite aus mit nur einem Klick erreichbar.
Strukturierung und Navigation
- Einzelne Navigationspunkte pro Tochterfirma: In der Navigationsleiste sind die verschiedenen Tochterfirmen der Inotec-Gruppe ausgewiesen.
- Abteilungsspezifische Unterseiten: Unterhalb der jeweiligen Tochterfirma haben die Abteilungen jeweils einen eigenen Intranet-Bereich. Darin werden die News publiziert, die verantwortlichen Personen ausgewiesen oder Apps wie beispielsweise das Ticketing-System der IT zur Verfügung gestellt.
- Suchcenter: Hier können Nutzerinnen und Nutzer nach Dokumenten suchen
- Private Bereiche: Sämtliche Inhalte im Intranet von Inotec sind via Audience Targeting für bestimmte Zielgruppen freigegeben. Im Navigationspunkt «Private Bereiche» werden all jene Inhalte aggregiert und angezeigt, welche für die jeweilige Person relevant sind.
Öffentliche Dokumentenbibliothek mit Produktdokumentationen
- Früher: Produktdokumentationen wurden hundertfach ausgedruckt und bei jeder Lieferung mitgegeben
- Heute: Produkte erhalten nur noch ein einziges Beiblatt mit einem QR-Code darauf. Kundinnen und Kunden gelangen dadurch auf eine digitale Version der Dokumentation, welche in einer öffentlich zugänglichen Dokumentenbibliothek abgelegt ist.
Microsoft Teams Selfservice-Center für neue Teams
- Wildwuchs vorbeugen: Das Eröffnen von neuen Teams in Microsoft Teams ist bei der Inotec an einen sauber geregelten Prozess gebunden.
- Selfservice-Center: Alle Mitarbeitenden der Inotec-Gruppe können über das Intranet auf ein Selfservice-Center zugreifen und dort neue Teams beantragen.
- Vorgefertigte Teams: Es stehen verschiedene Typen von Teams zur Auswahl, wie beispielsweise Projektteams, Arbeitsgruppen oder auch Abteilungen.
- Geführte Erfassungsmaske: Alle nötigen Metadaten werden in einer Erfassungsmaske abgefragt.
- Finale Freigabe durch IT: Die IT hat den letzten Klick und gibt die angefragten Teams frei.
SharePoint-basiertes Managementsystem zur ISO-Zertifizierung
- Dokumentation der Prozesse: Managementprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse sind dokumentiert und können via einer übersichtlichen Landingpage annavigiert werden
- Reklamations-, Fehler- und Verbesserungswesen: Kundenbefragungen, die Nachverfolgung von Fehlern und das Erfassen und Verwalten von Verbesserungsvorschlägen sind ebenfalls im QM-System von Inotec abgedeckt.
- Änderungstracking und Dokumentenversionierung: Workflows aus Power Automate überwachen sämtliche Änderungen an den Prozessdokumenten. Aktualisierungen werden geloggt und automatisch neue Versionen der Dokumente angelegt.
Workflow-gesteuertes Aufgabenmanagement im Offertwesen
- Früher: Aussendienst und Verkaufsinnendienst koordinierten sich via E-Mail miteinander. Es bestand keine Übersicht, wer an welchem Auftrag dran war und wie weit die verschiedenen Aufträge bereits bearbeitet wurden.
- Heute: Der Aussendienst erfasst die Anforderungen für Offerten direkt in einem Task und weist diesen dem Innendienst zu. Alle Mitglieder des entsprechenden Teams in Microsoft Teams können den Task mit den Notizen einsehen. Der Innendienst startet die Bearbeitung und dokumentiert den Fortschritt direkt auf der Aufgabe. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird die zuständige Person im Aussendienst direkt informiert. Die Tasks sind auf einem Kanban-Board visualisiert.
