Über die Lagerhäuser Aarau AG
Die Lagerhäuser Aarau AG ist ein Familienunternehmen, welches heute über 300 Personen beschäftigt und auf eine Firmengeschichte von über 150 Jahren zurückblicken kann. Die Logistikdienstleisterin importiert, verzollt, lagert, verpackt und liefert Waren und betreibt dazu einen eindrücklichen Infrastruktur-Park mit rund 70 LKWs und 120'000 Palettenlagerplätzen.
Problem: es fehlten strukturierte Prozesse für Microsoft Teams
Es ging der Lagerhäuser Aarau AG, wie es vielen Schweizer KMU derzeit ergeht: Microsoft 365, SharePoint und Microsoft Teams sind ausgerollt und werden von den Mitarbeitenden intensiv genutzt. Es wurde jedoch nie eine Governance festgelegt: Wer kann Teams eröffnen? Wie sind diese Teams aufgebaut und was sind die Namenskonventionen? Wie wird der Lebenszyklus gemanaged?
Im Laufe der täglichen Arbeit ist ein Wildwuchs entstanden. Auf Empfehlung der VistaSys gelangte die IT-Leiterin Antje Vonhuben an die IOZ AG mit dem Anliegen, eine Governance für Microsoft Teams zu entwickeln und dessen Umsetzung sicherzustellen.
«Der Einsatz von ProvisionPoint ermöglicht uns bei Lagerhäuser Aarau AG schnell und unkompliziert neue Teams gemäss Governance-Vorgaben zu erstellen und verwalten. Durch den gleichzeitig eingeführten Genehmigungsprozess innerhalb von ProvisionPoint haben wir den ‘Wildwuchs von Teams’ im Griff und unsere Mitarbeiter dadurch eine nachvollziehbare Teams-Umgebung, die die Zusammenarbeit erleichtert. Dank der guten Beratung und Betreuung seitens IOZ konnten wir ProvisionPoint gemäss der gemeinsam erarbeiteten Governance Vorgaben in kürzester Zeit einführen und sind in der Lage, eigenständig Erweiterungen vorzunehmen.»
Schritt 1: Im Governance-Workshop die Spielregeln geklärt
Als nächster Schritt wurde ein halbtägiger Governance-Workshop durchgeführt. In dieser Session wurden die «Spielregeln» für die Arbeit mit Microsoft Teams festgelegt.
Ganz grundsätzlich gibt es bei der Lagerhäuser Aarau AG drei Arten von Teams innerhalb von Microsoft Teams: Organisatorische Teams gemäss Organigramm, abteilungsübergreifende Projektgruppen, sowie Gremien wie bspw. die Geschäftsleitung. Für jede Art wurde dann festgelegt, wie diese Teams genau zu bezeichnen sind (Namenskonvention), welches Teams-Logo diese tragen, wie viele Owner es gibt, ob Gastzugriffe erlaubt sind und wie mit Inaktivität und der Löschung umgegangen wird.
Weiter wurde im Workshop erarbeitet, dass in jedem Team ein OneNote angelegt werden soll, mit welchem Meeting-Notizen zentral und für alle sichtbar festgehalten werden können, was die klassische Protokollverteilung hinfällig macht. Ausserdem wird das Aufgabenmanagement in den Teams via Microsoft Planner abgewickelt. Auch für den Umgang mit dem Planner wurden Rahmenbedingungen festgelegt.
Schritt 2: Dank Provisionierungslösung neue Governance durchsetzen
Hier kommt die Provisionierungslösung ProvisionPoint zum Einsatz. Es wurden Vorlagen für Teams angelegt, welche die neu vereinbarten Strukturen, Regeln und Eigenschaften berücksichtigen. Auf Basis dieser Templates wurden sämtliche Teams der Lagerhäuser Aarau AG neu ausgerollt.
Wenn Mitarbeitende neue Teams beantragen möchten, können Sie dieses aus den bereitgestellten Vorlagen auswählen und wie Knopfdruck beantragen. Ein Workflow legt den Antrag noch kurz bei der IT zur Bewilligung vor und wenn diese das OK geben, wird das neue Team direkt angelegt. Dies stellt auch eine sehr willkommene Entlastung der IT dar.
Der Lebenszyklus wird mit Wiedervorlage-Regeln gemanaged. In regelmässigen Abständen müssen Teams überprüft werden. So wird sichergestellt, dass keine verwaisten Teams ungenutzt umhergeistern.
Fazit
Das Projekt konnte sehr effizient umgesetzt werden, da das Team der Lagerhäuser Aarau AG ein zielorientiertes Mindset hatte und die nötigen Entscheidungskompetenzen mit an den Tisch brachte. Dank der Provisionierungslösung wird die neu definierte Teams-Governance konsequent umgesetzt bei gleichzeitiger Entlastung der IT-Abteilung.
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Angebot
Den Governance-Workshop bieten wir zum Pauschalpreis an. Die weitere Umsetzung der erarbeiteten Governance geschieht nach Aufwand.
