Fachpersonen aus der Unternehmenskommunikation stellen einige besondere Anforderungen an das Intranet im eigenen Unternehmen. Im Zentrum steht des Bedürfnis nach einem reibungslosen und zielgerichteten Informationsfluss. Wie SharePoint-Intranets diesen Anforderungen gerecht wird, zeigt dieser Beitrag auf.
Anforderung 1: Intranet für alle einfach zugänglich machen
Mit Viva Connections ist es möglich, das Intranet direkt in Microsoft Teams einzubinden. Dies bringt einen grossen Vorteil mit sich: Mitarbeitende finden das Intranet dort vor, wo die produktive Arbeit stattfindet und es muss nicht erst der Browser aufgestartet werden.
Anforderung 2: Mission, Vision, Werte abbilden und zugänglich machen
Sites können mit Webparts nach Belieben gestaltet werden – ähnlich wie im WordPress-Editor. Der «Unternehmenskompass» mit Mission, Vision, Werten und vielleicht sogar den Unternehmenszielen lässt sich in gewünschter Form visualisieren und mit Inhalten wie bspw. Bildern, Videos, Links, etc anreichern.
Auf der Intranet Startseite kann der Unternehmenskompass mit einem fix platzierten Widget direkt eingebunden werden. Mit nur einem Klick springen Mitarbeitende auf die Kompass-Inhalte ab.
Anforderung 3: Newsmeldungen kommunizieren
In einem Intranet mit SharePoint Online können Unternehmens-, Bereichs- , Abteilungs- oder Projekt-News publiziert werden. SharePoint bietet einige Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten, damit News schnell und gezielt im Unternehmen verteilt werden können.
Der News-Beitrag kann frei nach Gusto gestaltet und mit Inhalten angereichert werden: Titel, Texte, Bilder, Spalten, Links und vieles mehr.
SharePoint News können auf Teamwebsites wie auch Communication Websites oder Hub Websites angezeigt werden. Zusätzlich werden die News auch auf der SharePoint-Homepage und der SharePoint Mobile App angezeigt.
Die folgende Grafik zeigt übersichtlich, wo überall SharePoint News in Office 365 angezeigt werden können:
Im Zusammenhang mit SharePoint News werden uns oft die folgenden Fragen gestellt:
Können News-Kanäle (Unternehmen, Bereiche, Abteilungen) erstellt werden?
News und Informationen können genau da erstellt werden, wo sie verantwortet sind. Die Geschäftsleitung, das HR, die IT oder eine Fachgruppe können ihre News direkt in ihrem eigenen Arbeitsbereich erstellen. Publiziert werden diese dann auf der Startseite des Intranets.
Können News zeitgesteuert veröffentlicht werden?
Die Funktionalität «Scheduling» ermöglicht es, News-Meldungen zeitgesteuert zu publizieren. Dabei wird auf der News ein Publikationsdatum festgelegt. Die Meldung wird erst bei Erreichen dieses Datums angezeigt.
Welche Autoren- und Redaktions-Funktionalitäten bietet ein SharePoint-Intranet?
Über die userspezifischen Berechtigungen wird gesteuert, wer wie viel an News machen kann und wer nicht. Die Spannweite reicht von lediglichen Leserechten über mitwirkende Rechte bis zu den vollen Erstellungs- und Bearbeitungsrechten.
Dadurch lassen sich Strukturen implementieren, in welchen bestimmte Personen News erfassen und bearbeiten, aber nicht freigeben können. Weiter ist es auch möglich, dass bestimmte Personen in genehmigenden Rollen sind und News für die Publikation freigeben.
Es können mehrere Autoren an News-Beiträgen im Co-Autorhoring mitwirken und die Inhalte ergänzen.
Können Inhalte zielgruppenspezifisch angezeigt werden?
SharePoint Zielgruppenadressierung (engl. Audience Targeting) ermöglicht es, relevante SharePoint Inhalte gezielt an gewünschte Zielgruppen auszuspielen. Mit Audience Targeting können Sie konkret steuern, welche Zielgruppen welchen Inhalt priorisiert sehen soll. Sie erstellen somit eine personalisierte Anzeige für SharePoint- oder Hub-Websites. Audience Targeting kann aktiviert werden für:
– Navigationslinks
– Seiten
– News Web Part
– Web Part «hervorgehobener Inhalt»
– Quick Links Web Part
Mehr erfahren zur Zielgruppenorientierung:
Können Intranets in mehreren Sprachen verfügbar gemacht werden?
Multilingual Publishing MLP macht’s möglich. Über die Websiteinformationen und Website-Einstellungen lassen sich die Spracheinstellungen öffnen. Sobald man die Option «Übersetzung von Seiten und Neuigkeiten (News) in mehrere Sprachen aktivieren» anwählt, können alternative Sprachen hinzugefügt werden, in welche Seiten und News übersetzt werden können.
In welcher Sprache die SharePoint Oberfläche angezeigt wird, ist von verschiedenen Einstellungen abhängig – darunter auch von der Site-Standardsprache und der Browserspache, wie die nachfolgende Grafik zeigt:
Mehr zu Multilingual Publishing erfahren:
Kann via Push-Mitteilungen über neue News informiert werden?
Wenn Neuigkeiten als Organisation News taxiert werden, werden die User via Push-Mitteilungen darüber informiert und die News wird auf der Intranet-Startseite immer angezeigt (unabhängig davon, ob User der Absender-Site folgen oder nicht).
Mehr zu SharePoint News:
Anforderung 4: Abteilungsseiten erstellen
Unternehmensbereiche wie die Personalabteilung, die IT oder die Buchhaltung benötigen einen Bereich, auf welchen relevante Informationen für die Mitarbeitenden bereitgestellt werden können wie beispielsweise:
- Zugang zu Reglementen, Vorlagen oder anderen Dokumenten
- Publizieren von Neuigkeiten aus der Abteilung
- Aufschalten von Antragsformularen (bspw. Kreditantrag)
- Sammeln von wichtigen Links (bspw. Zugang zu Dritt-Tools)
- Aufführen der Personen und deren Know-how
Mittels sogenannter Communication Sites kann genau dies realisiert werden.
Die Communication Sites können nach individuellen Bedürfnissen der jeweiligen Abteilung gestaltet und eingerichtet werden. Über Berechtigungen lässt sich steuern, welche Personen in welchem Masse Änderungen vornehmen und Inhalte/News publizieren können.
Anforderung 5: Dokumente hochladen und managen
SharePoint bietet im Bereich des Dokumentenmanagements eine Vielzahl von Möglichkeiten. Das Hochladen von Dokumenten erfolgt per Drag and Drop. Die Versionierung der Dokumente ermöglicht jederzeit ältere Versionen zu betrachten und über die Office Online Apps auch Versionsstände zu vergleichen. Freigabe- und Publikationsprozesse können mittels Power Automate sehr individuell gestaltet werden.
In diesem Video gewährt Severin Aliprandi der Gewerbe-Treuhand AG einen Live-Einblick in das unternehmenseigene Führungssystem auf SharePoint-Basis und demonstriert einen solchen Freigabe- und Publikationsprozess:
Anforderung 6: Inhalte suchen und finden
In Microsoft 365 eingebettet ist die Microsoft Search. Sie bietet eine einheitlichen «Such-Experience» für die Produktivitäts-Apps von Microsoft.
Mit der Microsoft Search werden Inhalte, die in SharePoint Online oder OneDrive for Business gespeichert sind, Personen aus der globalen Adressliste und Office 365-Gruppen sowie Exchange durchsucht.
Ziel ist es, dass User in allen Apps die gleichen Suchmöglichkeiten vorfinden. In der Microsoft Search kommt auch künstliche Intelligenz (AI) zum Einsatz. U.a. werden für den User relevante Informationen prominenter angezeigt. Zudem werden bei der Suche überflüssige Ausdrücke entfernt und lediglich nach relevanten Begriffen gesucht.
Die Suche kann zudem mit zusätzlichen Informationsquellen (bspw. der Firmenblog) erweitert werden und bietet darüber hinaus weitere Individualisierungsmöglichkeiten.
Mehr zur Microsoft Search erfahren:
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Geschrieben von
Samuel Alessandri
CEO, Leiter Verkauf & Marketing
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