SharePoint als Intranet | Productivity News vom 01.07.2026

Viele Unternehmen stehen vor derselben Herausforderung: Informationen sind über verschiedene Systeme verteilt, Mitarbeitende suchen nach Dokumenten, wichtige Unternehmensnachrichten gehen unter und die Zusammenarbeit findet in unterschiedlichen Tools statt.

Ein modernes Intranet soll genau diese Probleme lösen. Doch welche Anforderungen sind heute wirklich entscheidend? Und wie lassen sich diese mit SharePoint umsetzen?

Die Realität: Warum viele Intranets scheitern

Aus unserer Erfahrung in Projekten sehen wir immer wieder ähnliche Muster:

• Inhalte werden zwar publiziert, aber nicht genutzt
• Mitarbeiter finden Informationen nicht wieder
• Teams arbeiten weiterhin parallel mit persönlichen oder lokalen Dateien
• Das Intranet wird zur „Ablage“ statt zur Arbeitsplattform
• Informationen sind an mehreren Orten abgelegt

Das liegt selten an der Technologie – sondern fast immer an drei Faktoren:

• fehlende Struktur
• fehlende Verantwortung
• fehlender Kontext im Alltag

1. Zentrale Informationsplattform

Anforderung

Mitarbeitende möchten Informationen schnell und an einem zentralen Ort finden:

• Unternehmensnews
• Richtlinien
• Formulare
• Ansprechpartner
• Dokumentationen

Umsetzung in SharePoint

SharePoint bietet:

• Moderne Kommunikationsseiten
• Hub-Sites für die Strukturierung von Bereichen
• Zielgruppenorientierte Inhalte
• Personalisierte Startseiten durch Berechtigungen und Zielgruppensteuerung

Dadurch entsteht ein zentraler digitaler Arbeitsplatz, der Informationen übersichtlich bereitstellt. Die User sollen einen Einstieg nutzen können, in dem sie die für sie relevanten Informationen direkt sehen und auf viel benutzte Informationen direkt zugreifen können, ohne dass sie sich überlegen müssen, wo sie was finden.

2. Leistungsfähige Suche

Anforderung

Die Suche ist oft der wichtigste Bestandteil eines Intranets.

Mitarbeitende erwarten:

• Suchmaschinen-ähnliche Suchergebnisse
• Schnelle Antworten
• Relevante Inhalte
• Dokumente und Experten auf Knopfdruck

Umsetzung in SharePoint

SharePoint nutzt die Microsoft-Suche und ermöglicht:

• Volltextsuche über Inhalte
• Suche nach Personen
• Metadaten-basierte Filter
• Suchergebnisse aus verschiedenen Microsoft-365-Diensten

Dadurch werden Informationen deutlich schneller gefunden. Die M365-Suche bietet bereits im Standard verschiedene Such-Bereiche und -Filter und diese können bei Bedarf an die Bedürfnisse angepasst und konfiguriert werden.

3. Interne Kommunikation stärken

Anforderung

Unternehmenskommunikation soll Mitarbeitende erreichen – unabhängig von Standort oder Abteilung.

Umsetzung in SharePoint

Mit SharePoint lassen sich:

• News veröffentlichen
• Kampagnenseiten erstellen
• Führungskräfte-Botschaften bereitstellen
• Videoinhalte integrieren

News können visuell in verschiedene Kanäle unterteilt werden, damit für User Relevanteres von nicht Relevanterem direkt unterschieden werden kann. Wichtig ist, dass die Aktualität hochgehalten wird und immer wieder neue Informationen veröffentlicht werden. Die News können dabei auch direkt aus den Teams aggregiert werden (siehe Lokale News im PrintScreen).

SharePoint ist standardmässig responsiv, was den Zugriff über mobile Devices vereinfacht und gewährleistet, damit die News und Informationen ortsunabhängig konsumiert werden können.

4. Wissensmanagement fördern

Anforderung

Wissen darf nicht in einzelnen Köpfen oder Abteilungen verschwinden.

Umsetzung in SharePoint

SharePoint unterstützt Wissensmanagement durch:

• Wissensdatenbanken
• FAQ-Bereiche
• Dokumentbibliotheken
• Metadaten und Tagging
• Versionsverwaltung

So entsteht eine zentrale Wissensplattform für die gesamte Organisation. SharePoint bietet mit den Dokumentenmanagement-Funktionen viele Möglichkeiten, die Basis für ein gezieltes Wissensmanagement aufzubauen und dies den Usern bereitzustellen.

5. Einfache Zusammenarbeit

Anforderung

Teams möchten Informationen gemeinsam bearbeiten und teilen.

Umsetzung in SharePoint

Möglichkeiten sind:

• Gemeinsame Dokumentbearbeitung
• Teamseiten
• Aufgabenintegration
• Nahtlose Zusammenarbeit mit Teams

Dokumente können gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden. Wichtig dabei ist eine nachhaltige Struktur mit der Einführung einer Governance, welche das Teilen von Dokumenten wie auch die Berechtigungen von Beginn weg regeln. Für die Zusammenarbeit wird in der Regel Microsoft Teams verwendet, welches die Daten in SharePoint ablegt. In Teams kommt dazu, dass div. Apps, u. a. Planner für die Aufgabenverwaltung nahtlos integriert sind und so die Zusammenarbeit neben Dokumenten um Konversationen oder Aufgaben erweitert.

6. Mobile Nutzung

Anforderung

Mitarbeitende erwarten Zugriff von überall.

Besonders wichtig für:

• Standortunabhängig informiert sein
• Aussendienst
• Produktion
• Logistik
• Filialorganisationen

Umsetzung in SharePoint

SharePoint bietet:

• Responsive Design
• Mobile Apps
• Zugriff über Browser und Smartphone
• Optimierte Darstellung für unterschiedliche Endgeräte

Wird SharePoint über den Browser geöffnet, wird die Seite standardmässig responsive und auf mobilen Devices optimiert dargestellt. Als Alternative kann die SharePoint App genutzt oder der Zugriff über die SharePoint Connection in Microsoft Teams integriert werden.

7. Personalisierung

Anforderung

Nicht jeder Mitarbeitende benötigt dieselben Informationen.

Umsetzung in SharePoint

Inhalte können zielgerichtet dargestellt werden:

• Nach Standort
• Nach Rolle
• Nach Abteilung
• Nach Interessensgruppen

Dadurch steigt die Relevanz der Inhalte erheblich. Wichtig zu beachten ist, dass User nicht die Möglichkeiten haben, die Startseite selbst zusammenzubauen, sondern dass die Inhalte aufgrund der Berechtigungen oder mittels Zielgruppensteuerung entsprechend angezeigt werden können.

8. Mitarbeiterverzeichnis und Expertenfindung

Anforderung

Wer kennt sich mit welchem Thema aus?

Diese Frage beschäftigt viele Unternehmen.

Umsetzung in SharePoint

Durch die Integration mit Microsoft 365 können Mitarbeitende:

• Andere Mitarbeitende finden
• M365 Org-Explorer nutzen
• Fachliche Experten identifizieren
• Kontaktinformationen abrufen

Das fördert Vernetzung und Wissensaustausch. M365 nutzt dabei die vorhandenen Daten aus dem lokalen AD oder aus dem Entra ID, welche auf den Benutzerprofile angezeigt werden und auch durchsuchbar sind oder für die Aufbereitung des Organigramms im Microsoft Org-Explorer genutzt werden. Zusätzlich können weitere Daten wie Projekte oder Skills hinzugefügt werden, damit diese ebenfalls über die Suche aufgefunden werden können.

9. Governance und Sicherheit

Anforderung

Ein Intranet muss sicher sein und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Umsetzung in SharePoint

SharePoint bietet:

• Rollen- und Berechtigungskonzepte
• Versionierung
• Audit-Möglichkeiten
• Compliance-Werkzeuge innerhalb Microsoft 365

Unternehmen behalten die Kontrolle über ihre Informationen. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist essenziell, damit User nur die Daten sehen und bearbeiten können, welche für sie bestimmt sind. Es können globale Einstellungen vorgenommen werden, u.a. damit nicht alle Inhalte mit „JEDER“ geteilt werden können und so die Kontrolle innerhalb des Unternehmens bleibt und kein Oversharing von Informationen im Unternehmen stattfindet.

10. Einfache Pflege durch Fachbereiche

Anforderung

Inhalte sollten ohne IT-Unterstützung gepflegt werden können.

Umsetzung in SharePoint

Mit modernen Seiten können Fachbereiche:

• Inhalte selbst erstellen
• News veröffentlichen
• Bilder und Videos integrieren
• Seiten per Drag-and-Drop gestalten

Das reduziert den Administrationsaufwand und erhöht die Aktualität der Inhalte. Die Fachbereiche behalten die Hoheit ihrer Daten und Informationen und können interne Informationen aktuell halten und zeitnah veröffentlichen, sodass alle Mitarbeitende immer auf dem aktuellen Stand sind.

Was wirklich funktioniert

Um die Anforderungen umzusetzen, ist eine gesunde Basis notwendig.

1. Klare Struktur statt Chaos

Ein erfolgreiches Intranet basiert auf einer konsistenten Informationsarchitektur.

Empfehlung:

• Trennung von Kommunikation (lesen) und Zusammenarbeit (arbeiten)
• Einheitliche Struktur für Seiten, Inhalte und Dokumente
• Klare Navigationslogik für alle Mitarbeitenden

Eine zentrale Startseite als „Push-Kanal“ für Informationen mit definierten Inhalten und klaren Rollen, Informationen werden durch die User regelmässig konsumiert.

2. Fokus auf konkrete Use Cases

Die besten Intranets lösen alltägliche Probleme der Mitarbeitenden.

Empfehlung:

• News bereitstellen und informiert sein
• Unternehmensdokumente sind einfach aufzufinden
• Aufgaben verwalten
• Dokumente gemeinsam bearbeiten
• Wissen strukturiert verfügbar machen

Use Cases, die eine breite Masse der Mitarbeitenden ansprechen, motivieren die User, das Intranet als tägliches Arbeitsmittel zu nutzen.

3. Verantwortung statt Wildwuchs

Ohne klare Verantwortlichkeiten wird jedes Intranet früher oder später unübersichtlich.

Empfehlung:

• Definierte Content Owner
• Klare Governance für Struktur und Inhalte
• Regelmässige Pflege und Review

Die Content Owner sind zuständig für die Aktualität der Informationen. Zudem benötigen Unternehmen Kontrollmechanismen, um Wildwuchs zu vermeiden und Qualität sicherzustellen, d. h. die SharePoint Sites wie auch Teams sollen durch definierte User erstellt werden und ein Lifecycle soll bei der Aktualität der vorhandenen Teams unterstützen.

Was nicht funktioniert

1. „Wir bilden einfach unseren Fileserver ab“

Eines der grössten Risiken.

Beachte:

• Ein Intranet ist eine strukturierte Informationsplattform, nicht nur eine Datenablage

2. Zu viel Fokus auf Technik

Viele Projekte drehen sich um:

• Features
• Templates
• Berechtigungen

Beachte:

• Fokus auf Use Cases „Was brauchen die Mitarbeitenden wirklich?“

3. Alles in ein Tool packen

„SharePoint macht alles“ – SharePoint kann zwar viel, aber nicht alles resp. es ist nicht alles sinnvoll.

Beachte:

• Erfolgreiche Lösungen kombinieren
• SharePoint (Inhalte/Wissen)
• Teams (Zusammenarbeit)
• weitere Tools bei Bedarf

4. Kein kultureller Wandel

Ein Intranet lebt davon, dass:

• Wissen geteilt wird
• Inhalte gepflegt werden
• Mitarbeitende aktiv mitmachen

Ohne diese Kultur bleibt es leer. Wissensmanagement scheitert oft daran, dass Wissen zwar entsteht, aber nicht systematisch geteilt wird.

Fazit

Die Anforderungen an moderne Intranets sind heute klar definiert: Kommunikation, Wissen, Zusammenarbeit und Personalisierung stehen im Mittelpunkt. Mit SharePoint lassen sich diese Anforderungen umfassend umsetzen – insbesondere dann, wenn die Plattform nicht nur als Dokumentenablage, sondern als zentraler digitaler Arbeitsplatz verstanden wird. Die beste Intranet-Plattform scheitert, wenn Mitarbeitende keinen Mehrwert erkennen.

Erfolgreiche Intranets zeichnen sich durch drei Eigenschaften aus:

1. Informationen sind leicht auffindbar
2. Inhalte sind relevant und aktuell
3. Die Nutzung ist einfacher als alternative Wege

SharePoint bietet hierfür eine solide Basis. Entscheidend für den Erfolg sind jedoch eine klare Informationsarchitektur, gute Governance und eine konsequente Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.