Copilot integriert KI-Funktionen in SharePoint und unterstützt User dabei, effizienter mit Unternehmenswissen und Inhalten zu arbeiten. SharePoint dient dabei als zentrale Plattform für Dokumente, Seiten und Informationen. Mit der Copilot-App können Daten und Informationen M365-weit genutzt werden. Über die Copilot-Schaltfläche ist dies auch im Kontext der jeweiligen SharePoint-Site möglich. Copilot interagiert immer stärker mit SharePoint und Aufgaben können direkt auf den Sites oder in Bibliotheken ausgeführt werden.
Was ist Copilot in SharePoint?
Mit Microsoft Copilot in SharePoint werden KI-Funktionen nahtlos in SharePoint integriert. Ziel ist es, die User dabei zu unterstützen, Informationen schneller zu finden, Inhalte effizienter zu erstellen und vorhandenes Unternehmenswissen besser zu nutzen. SharePoint dient in vielen Unternehmen als zentrale Plattform für Dokumente, Teamseiten, Intranet-Inhalte und gemeinsames Wissen.
Statt lange Dokumente vollständig durchzulesen oder Informationen manuell aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, können User KI-Funktionen nutzen, um Inhalte zusammenzufassen, Texte zu überarbeiten oder relevante Informationen gezielt aufzubereiten. Auch bei der Erstellung und Gestaltung von SharePoint-Seiten kann Copilot unterstützen.
Dabei ist es wichtig, Copilot nicht als Ersatz für SharePoint zu verstehen, sondern als intelligente Ergänzung. Die Plattform bleibt der Ort, an dem Informationen gespeichert, organisiert und geteilt werden. Copilot hilft dabei, mit diesen Informationen produktiver zu arbeiten.
Funktionen
Informationen schneller finden und verstehen
Eine der grössten Herausforderungen im digitalen Arbeitsalltag besteht darin, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden. Richtlinien liegen in Dokumentbibliotheken, Projektinformationen befinden sich auf Teamseiten und wichtige Entscheidungen sind in umfangreichen Unterlagen festgehalten. Je grösser die Informationsmenge wird, desto schwieriger kann es sein, den Überblick zu behalten.
Eine der zentralen Stärken von Copilot ist die Unterstützung bei der Informationssuche. Inhalte lassen sich schneller erfassen, Dokumente zusammenfassen und wichtige Aussagen herausarbeiten. Statt umfangreiche Unterlagen vollständig zu lesen, können User gezielt nach relevanten Informationen fragen und sich so schnell einen Überblick verschaffen.
Inhalte einfacher erstellen
Neben der Informationssuche spielt die Erstellung von Inhalten eine wichtige Rolle. SharePoint wird in Unternehmen häufig genutzt, um interne Neuigkeiten zu veröffentlichen, Projektinformationen bereitzustellen und Wissen für verschiedene Teams zugänglich zu machen. Die Erstellung solcher Inhalte kostet jedoch Zeit, insbesondere wenn Texte regelmässig aktualisiert oder für unterschiedliche Zielgruppen angepasst werden müssen.
Auch bei der Erstellung und Überarbeitung von Inhalten bietet Copilot Unterstützung. Ob interne News-Beiträge, Seiten, Ankündigungen oder Artikel: Die KI hilft dabei, Texte zu formulieren, zu strukturieren und sprachlich zu optimieren, Seiten zu gestalten oder mehrsprachige Inhalte zu erstellen. Dadurch lassen sich Inhalte effizienter erstellen und Informationen verständlich für unterschiedliche Zielgruppen aufbereiten.
Zusammenarbeit und Wissensmanagement verbessern
Ein wesentlicher Vorteil von SharePoint besteht darin, Wissen zentral verfügbar zu machen. Teams können Dokumente gemeinsam bearbeiten, Informationen auf Projektseiten bündeln und Arbeitsabläufe dokumentieren. In der Praxis entstehen jedoch häufig Informationssilos: Wissen ist zwar vorhanden, wird aber nicht gefunden oder ist über verschiedene Ablageorte verteilt.
Copilot kann helfen, diese Hürde zu reduzieren. Wenn Dokumente, Seiten und weitere Inhalte gut organisiert und für die jeweilige Person zugänglich sind, können User Informationen gezielter nutzen und schneller Zusammenhänge erkennen. Das unterstützt nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den Aufbau einer gemeinsamen Wissensbasis.
Sicherheit und Datenqualität im Blick behalten
Damit Copilot zuverlässig eingesetzt werden kann, sind klare Zugriffsberechtigungen und eine gepflegte Informationsstruktur entscheidend. Copilot berücksichtigt grundsätzlich die bestehenden Berechtigungen in SharePoint. Unternehmen sollten dennoch sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente korrekt geschützt sind. Zudem müssen KI-generierte Inhalte auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Denn auch Copilot kann Informationen missverständlich zusammenfassen, Zusammenhänge falsch interpretieren oder unvollständige Antworten liefern. Die Ergebnisse sollten deshalb insbesondere bei wichtigen Entscheidungen, verbindlichen Aussagen und sensiblen Inhalten überprüft werden. Ein verantwortungsvoller Einsatz setzt somit nicht nur geeignete technische Einstellungen voraus, sondern auch sensibilisierte und geschulte User sowie klare organisatorische Regeln. KI ist ein hilfreiches Werkzeug, ersetzt jedoch weder fachliches Urteilsvermögen noch die Verantwortung für veröffentlichte Inhalte.
Praxisnutzen
Seiten automatisch erstellen und gestalten
Mit Microsoft Copilot können neue SharePoint-Seiten strukturiert, Layouts entworfen, bestehende Dokumente als Grundlage verwendet und Inhalte redaktionell überarbeitet werden. In natürlicher Sprache kann beschrieben werden, was erstellt werden soll und Copilot unterstützt bei der Umsetzung.
Was kann Copilot bei der Erstellung von SharePoint-Seiten?
- Neue Seiten erstellen
- Layout und Seitengestaltung vornehmen
- Vorhandene Informationen und Dokumente wiederverwenden
- Texte überarbeiten und verbessern
HTML-Seiten erstellen
Nebst den SharePoint-Seiten (*.aspx), die für SharePoint-News und -Artikel verwendet werden, können neu auch HTML-Seiten in SharePoint erstellt werden. Copilot kann dabei die Erstellung eines interaktiven HTML-Dashboards unterstützen. Die Nutzung ist in diesem Blogbeitrag detailliert beschrieben: https://www.ioz.ch/blog/mit-copilot-zu-modernen-sharepoint-html-pages/
KI-Webparts in SharePoint
In SharePoint Online gibt es inzwischen mehrere Möglichkeiten, KI mittels SharePoint-Webparts direkt in Seiten zu integrieren.
Agent-Link-Webpart
Mit dem Agent-Link-Webpart kann direkt ein Copilot-Agent aufgerufen werden. Im rechten Seitenbereich öffnet sich der verlinkte Agent, um Abfragen auszuführen.
FAQ-Webpart
Mit dem FAQ-Webpart können häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten auf SharePoint-Seiten publiziert werden. Copilot unterstützt dabei das automatische Generieren von Kategorien, Fragen und Antworten auf Basis vorhandener Dokumente. Ein eigener Blogbeitrag zeigt die Möglichkeiten und die Nutzung des FAQ-Webparts: https://www.ioz.ch/blog/faq-webpart-sharepoint/
Button-Webpart
Das Button-Webpart (dt. Schaltflächen-Webpart) bietet die Möglichkeit, mit einem Klick auf den Button direkt einen vorgegebenen Prompt auszuführen.
Damit können User beim Besuch von Seiten direkt den Prompt ausführen, um beispielsweise die neuesten News oder eine Auflistung relevanter Dokumente in Copilot zu erhalten.
Chart-Webpart
Mit der Unterstützung von Copilot können im Chart-Webpart schnell und einfach Diagramme erstellt werden. Die Daten, die im Diagramm dargestellt werden sollen, können direkt im Prompt eingegeben werden. Die Visualisierung der Daten wird anschliessend automatisch durch Copilot aufbereitet.
Copilot-Chat-Webpart
Schon bald wird die Integration von Copilot noch einfacher: Ein neues Copilot-Agent-Chat-Webpart wird in SharePoint verfügbar sein. Mit dem neuen SharePoint-Webpart können Agenten direkt über die Chatbox auf der SharePoint-Seite, beispielsweise auf der Intranet-Startseite, angesprochen werden. Dies erlaubt eine nahtlose Integration von Copilot-Agenten in SharePoint. Dieses Feature befindet sich allerdings noch in der Entwicklung und wird voraussichtlich Anfang 2027 ausgerollt:
Dokumente intelligent organisieren
Copilot kann Metadaten automatisch aus Dateiinhalten ableiten und Bibliotheken mit passenden Spalten und Ansichten strukturieren. Dokumente lassen sich mit Copilot in SharePoint vor allem durch automatische Metadaten, intelligente Ansichten und automatisierte Regeln einfacher organisieren. Dateien müssen nicht mehr anhand manuell gepflegter Informationen verwaltet werden. Copilot kann Inhalte analysieren und dabei helfen, Dokumente systematisch zu kategorisieren und leichter auffindbar zu machen.
AutoAusfüllspalten / AutoFill erstellen
Metadaten sind zusätzliche Informationen, mit denen sich Dokumente beschreiben und kategorisieren lassen. Dazu gehören beispielsweise Dokumenttyp, Projektname, Abteilung, Vertragsstatus oder Ablaufdatum. Mit der Funktion «AutoAusfüllspalten erstellen» kann Copilot eine SharePoint-Dokumentenbibliothek analysieren und passende Spalten vorschlagen. Auf Basis des Dokumenteninhalts können diese Spalten anschliessend automatisch mit Informationen befüllt werden. Die detaillierte Vorgehensweise und die Nutzung von AutoFill-Spalten sind im folgenden Blogbeitrag beschrieben: https://www.ioz.ch/blog/intelligente-metadaten-in-sharepoint-autofill-taxonomy-tagging-richtig-nutzen-productivity-news-01-09-2025/
Ansichten erstellen
Sind die Metadaten vorhanden, können Dokumente mit Copilot in unterschiedlichen Ansichten organisiert werden. Eine Ansicht verändert nicht die Dateien selbst, sondern bestimmt, wie sie angezeigt, sortiert, gruppiert oder gefiltert werden. In Dokumentenbibliotheken kann Copilot über die entsprechende Schaltfläche geöffnet und die gewünschte Ansicht in natürlicher Sprache beschrieben werden.
Regeln erstellen
Die in Dokumenten genutzten Metadaten können auch als Grundlage für einfache Regeln und Workflows dienen. Dadurch lassen sich bestimmte Abläufe anhand definierter Bedingungen automatisieren. Copilot kann beim Erstellen von Workflows und Regeln unterstützen und diese auch direkt erstellen.
Copilot-Agenten nutzen
Copilot-Agenten sind KI-gestützte Assistenten, die auf bestimmte Aufgaben, Themen oder Geschäftsprozesse spezialisiert und mit relevanten Unternehmensinformationen verbunden werden können. Agenten (auch Chatbots genannt) können beispielsweise Fragen zu internen Richtlinien oder Ablagesystemen beantworten und Wissen aus definierten SharePoint-Bibliotheken oder Dokumenten bereitstellen. Agenten können pro Anwendungsfall individuell konfiguriert werden, um Fachwissen gezielt zugänglich zu machen. Copilot-Studio-Agenten können mit dem SharePoint-Agent-Link-Webpart nahtlos in die bestehende SharePoint-Seite integriert und von Usern einfach aufgerufen werden. Im nachfolgenden Beispiel wird der IOZ Process Chatbot in das Qualitätsmanagementsystem eingebunden. Er beantwortet Fragen ausschliesslich auf Basis von Dokumenten, die im IOZ Process Qualitätsmanagementsystem abgelegt sind:
KI-Skills in SharePoint
KI-Skills in SharePoint sind wiederverwendbare Arbeitsanweisungen, mit denen Copilot wiederkehrende Aufgaben nach einem festgelegten Ablauf erledigen kann. Anstatt bei jeder Anfrage dieselben Schritte und Regeln neu zu erklären, wird ein Ablauf einmal definiert und kann anschliessend erneut verwendet werden. Dabei können mehrere Schritte kombiniert werden, beispielsweise Dokumente prüfen, Inhalte zusammenfassen, Informationen strukturieren und Ergebnisse in SharePoint bereitstellen. Skills können so für wiederverwendbare Anweisungen und spezialisierte KI-Unterstützung eingesetzt werden, um Aufgaben standardisiert auszuführen.
Skills können über die in SharePoint integrierte Copilot-Schaltfläche auf den SharePoint-Sites aufgerufen werden. Mit /skills erscheinen die vorhandenen Skills. Mit /create-skill kann ein neuer Skill erstellt werden, natürlich KI-geführt:
Nach ein paar Korrekturen am Skill und wenigen Minuten spuckt mir der Skill genau die Informationen aus, die ich haben möchte und für deren Zusammenstellung ich sonst bestimmt länger als ein paar Minuten gebraucht hätte…
Fazit
Wahnsinn! Ich arbeite seit vielen Jahren täglich mit SharePoint. Umso mehr hat mich bei der Arbeit an diesem Blogbeitrag überrascht, wie viel KI bereits heute direkt in SharePoint steckt. Viele Funktionen wirken auf den ersten Blick vielleicht wie kleine Erweiterungen. Zusammengenommen verändern sie aber deutlich, wie wir künftig mit Informationen und Wissen arbeiten werden.
Besonders spannend finde ich, dass KI nicht einfach als zusätzliche Funktion neben SharePoint steht, sondern immer stärker direkt in die tägliche Arbeit integriert wird. Ob Seiten erstellen, Dokumente organisieren, Metadaten erzeugen, Informationen finden, einen Agenten nutzen oder Skills definieren: Immer häufiger reicht natürliche Sprache aus, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Agenten, Skills und weitere KI-Funktionen geben bereits heute einen Vorgeschmack darauf, wie sich die Arbeit mit SharePoint in den kommenden Jahren verändern könnte. Dabei werden eine gute Informationsarchitektur, gepflegte Metadaten, klare Berechtigungen und qualitativ hochwertige Inhalte nicht weniger wichtig, sondern vermutlich wichtiger denn je. Es gibt unglaublich viel auszuprobieren, neu zu denken und in konkrete Anwendungsfälle zu übersetzen.
Beitrag teilen
Geschrieben von
David Mehr
Leiter Collaboration
Profil anzeigen