Microsoft Process Advisor (in Preview*) nutzt die Power von Process Mining. Unternehmen können dadurch basierend auf ihren Ereignislogdaten die eigenen Prozesse analysieren.
Was ist Process Mining und welche Voraussetzungen sind zu beachten?
Process Mining kann reale Prozesse automatisiert analysieren und auswerten. Voraussetzung dafür sind Ereignislogs. Das sind digitale Protokolle, welche in modernen IT-Systemen (bspw. Dynamics, SAP) automatisch erstellt werden. Transparenz, Kontrolle und Optimierung automatisierter Prozesse wird dadurch möglich gemacht.
Welche Datenanforderungen gibt es, damit ich einen Prozess analysieren kann?
Die Ereignislogdaten sind ausschlaggebend, um einen realen Prozess abbilden zu können. Drei Datenpunkte müssen dabei immer vorhanden sein:
- Case ID: Dies ist ein eindeutiges Identifikationskriterium und kann beispielsweise eine Auftrags-ID oder eine Belegs-ID sein.
- Activity Name: Aktivitäten sind die Schritte, die im Prozess durchlaufen werden. Der Aktivitätsname (Activity Name) beschreibt den Namen des Schrittes bspw. «Auftrag genehmigt».
- Timestamps: Zeitstempel geben der Aktivität eine zeitliche Einordnung. So weiss man, welche Aktivität zu welchem Zeitpunkt gestartet oder beendet wurde. Das ermöglicht bei der Analyse beispielsweise die Durchlaufzeiten auszuweisen.
Microsoft beschreibt auf ihrer Website gut, welches die Mindestvoraussetzungen an die Daten sind.
Wo werden Ereignislogdaten gespeichert?
Grundsätzlich speichern moderne Applikationen diese Daten in einer oder mehreren Datenbanktabellen. Bei aktuellen Dynamics Anwendungen werden die Ereignislogdaten in der Tabelle Aktivitäten gespeichert. Grundsätzlich empfiehlt es sich, mit dem IT-Team zu sprechen, diese kennen die Datenbank und können beim Zusammentragen der Daten helfen.
Wo finde ich den Process Advisor?
Process Advisor ist Teil von Power Automate und kann dadurch direkt über den Webbrowser abgerufen werden. Process Advisor wird als Teil der Power Automate-Benutzerlizenzen lizenziert. Wenn Sie noch keine Lizenz haben, können Sie eine Power Automate-Testversion starten, um Process Advisor zu testen. Weitere Informationen zur Lizenzierung von Process Advisor finden Sie hier.
Wie funktioniert der Import der Daten in Process Advisor?
Sind die entsprechen Daten identifiziert und bereit für die Analyse mit dem Process Advisor, können diese mit dem Power Query importiert oder die Datenquelle (ERP, CRM etc.) mit einem vorhandenen Konnektor direkt verbunden werden. Zu den gängigen Konnektoren gehören CSV Files, Microsoft Dataverse und SQL-Server-Datenbanken. Weitere Informationen zu unterstützten Konnektoren und deren Verwendung.
Was kann aus einem analysierten Prozess herausgelesen werden?
Nach erfolgtem Import der Daten kann der Prozess analysiert werden. Der Process Advisor erstellt nun mit Power BI eine visuelle Darstellung des Prozesses (Schritte und Fälle). Zusätzlich werden weitere KPIs ausgewiesen, unter anderem:
- Anzahl Prozessvarianten: Diese Zahl sagt aus, wie viele unterschiedliche Pfade eingeschlagen wurden, um einen Prozess durchzuführen. Ein Prozess durchläuft beispielsweise neun Schritte, um einen Auftrag abzuschliessen, während ein anderer nur acht Schritte umfasst.
- Anzahl Cases: Wie oft hat ein Case in der entsprechenden Zeitperiode diesen Prozess durchlaufen.
- Anzahl Aktivitäten: Wie viele Aktivitäten beinhaltet der gesamte Prozess
- Durchschnittliche Case Dauer: Wie lange dauert im Durchschnitt ein Prozess vom Start bis zum Ende.
Wenn ein Pfad in der Visualisierung mit einem stärkeren/fetteren Pfeil dargestellt wird, bedeutet dies, dass diese Variante häufiger durchlaufen wurde, als die anderen. Wenn eine Aktivität dunkler eingefärbt ist, zeigt dies, dass diese Aktivität eine längere Zeitdauer in Anspruch genommen hat.
Der Prozessexperte kann nun die analysierten Daten durchgehen und Prozessschwachstellen aufdecken. Gibt es Engpässe im Prozesse, wo zu viel Zeit verloren geht? Werden bestimmte Business Rules (bspw. 4-Augen-Prinzip) nicht korrekt oder zu häufig nicht eingehalten? Gibt es Prozessschritte die überflüssig sind etc. Der Experte kann so den Prozess optimieren.
Fazit zum Process Advisor
Für welche Unternehmen lohnt es sich nun den Process Advisor zu nutzen? Grundsätzlich kann der Process Advisor für Unternehmen mit Power Automate Lizenzen kostenlos genutzt und dadurch auch getestet werden. Wenn Ihre Unternehmung über wenig Transparenz zu den Geschäftsprozessen verfügt oder aktiv die Effizienz in den eigenen Prozessen steigern will, empfiehlt es sich, das Tool auszutesten.
Es ist zu sagen, dass der Process Advisor noch in der Preview ist und daher noch nicht ausgereift und mit markterprobten Process Mining Tools vergleichbar ist.
Beitrag teilen
Geschrieben von
Marco Jost
Projektleiter
Profil anzeigen